档案库房管理制度片
黄蔚
[摘 要]档案库房作为保存重要档案的基地，在库房管理中，应明确档案的长远性以及原始性作用，同时实施科学的档案库房管理，维护档案的安全及完整，在日常工作中不断总结经验与教训，使档案库房管理做到防治结合，从而为档案库房的安全提供保障。文章先简要分析了档案库房管理的内容及要求，然后指出现阶段我国档案库房管理存在的问题，并给出了规范档案库房安全管理的措施，以供参考。
[关键词]档案库房；安全管理；对策
中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）19-0094-02
0.引言
档案库房是企业、学校、医院、事业单位的重要组成部分，保存着各个机构运作相关的档案文件，并且还保证各种档案信息的安全，因此档案库房是非常重要的基地。近些年，随着社会经济的快速发展，新型的管理理念被逐渐应用到档案库房管理中，这也使得档案库房管理水平在不断提升。但是我们也应意识到实际档案库房管理中，依旧存在一些安全管理问题，因此有必要不断规范档案库房安全管理，以提高档案信息的安全水平。
1.档案库房管理的内容及要求
1.1 档案库房管理内容
档案管理工作中，库房管理是基本内容，要求档案馆相关管理人员必须给予高度的重视。在当前社会经济快速发展的背景下，档案库房管理有效维护了我国档案信息的完整性及安全性，并且还为机密文件的保密以及延长资料的保存寿命提供巨大帮助。为了适应当前信息化管理的需求，各省市及地区都在加快推进现代化档案管理的建设，档案库房数量及要求也在不断提升。
1.1.1 业务管理
业务管理主要指的是库房中涉及到档案业务的管理行为，具体包括库房的编号、全宗排列、档案上架、档案存放地索引编制等。为了使档案库房的工作效率提升，同时提高档案的利用效率，需要对库房放置档案柜的架柜进行编号，并且编号应遵循相应的规律及方法，档案架柜的排列也应整齐，保证架柜之间的距离合理，全宗档案的排列要求主要的根据档案进库的前后顺序进行排序，并且在全宗档案的管理中，还应根据库房管理的相关制度规定，保证同类型、系统的档案归于一类。
1.1.2 行政管理
档案库房管理要求库房管理人员遵循各项管理规章制度，库房主观领导承担着组织、管理及协调的工作职责，同时库房其它管理人员则应具备较强的责任性及业务水平，通过对档案库房管理人员进行工作职责划分，逐渐实现库房安全管理目标。
1.1.3 技术管理
档案库房管理中，应充分利用好当前新的科学技术，对库房档案进行安全管理，比如消防安全系统、库房温度及湿度调控等新技术手段。
1.2 档案库房管理要求
1.2.1 必须符合安全的要求
档案库房应有足够大的面积，并且不应将档案库房设置在建筑的最底层或最高层，因此底层比较潮湿，在这种环境中档案文件容易因潮湿而出现发霉、受潮的问题，而如果在最顶层，则有可能会出现顶部天花板渗水使档案文件受潮发霉。因此最佳的保管点在建筑第二层空间，同时为了档案的安全，档案库房还应配置相应的消防措施，并且明确档案库房管理中可能存在的问题，定期组织应对突发事件的演练。
1.2.2 温湿度监控设备必须齐全
档案库房内的空气质量及温湿度合理性直接关系到档案资料寿命，因此库房应该采取通风、降温以及去湿等技术手段。比如在南方湿热环境下，春季多雨，大部分时间比较潮湿，空气中的湿气会进入到库房，因此要采取去湿技术，将空气中的水分清除，避免档案出现发霉的问题，而对于夏季温度较高的区域，则应用空调进行降温，控制库房的温度在14℃～24℃以内。此外，档案库房管理人员还应使用温湿度监控设备对库房的温湿度数据进行记录，以便掌握温湿度的具体变化。
1.2.3 档案库房应实行规范化管理
在档案入库前，档案管理人员应根据档案资料的内容，按照不同门类、期限进行排列，并妥善保管。同时还可以编制档案分布示意图，使得通过示意图的帮助，对各个库房中装具档案获得了解。
2.档案库房安全管理现状分析
当前，在檔案库房安全管理上，存在诸多问题，比如对档案库房管理工作不重视、温湿度管理不到位、管理制度不完善等，这些问题对档案库房管理工作的顺利进行会造成巨大的影响。
2.1 不重视档案库房管理工作
目前，档案库房管理中存在的一个普遍问题就是对库房管理的重视度不高，表现为以下两方面：第一，档案库房管理人员自身没有充分意识到库房安全管理的重要性，往往将库房档案管理简单的理解为档案装订以及保管等常规事务性工作，即只要不出现档案泄露、丢失以及错乱等问题，并且可以为使用者提供需要的方案就行，这种错误的观念使得档案管理人员常常在工作中保持轻视心理，工作的积极性较低，日常的库房管理不能落实到位。第二，库房管理工作人员及先进化的管理监控设备存在问题。库房管理中，存在部分工作人员专业水准较低的问题，并库房温湿度监控设备的完善度也比较低，这必然会影响到档案信息化建设的开展，使档案库房的安全性受到极大的威胁。
2.2 档案库房温湿度管理不到位
档案温湿度调控是档案保护技术的重点，合适的库房温湿度可以延长档案的使用寿命，提高档案管理质量。然而事实上，许多地区的档案馆受认识及技术水平上的阻碍，使得库房温湿度管理经常存在一系列问题。首先，虽然有的档案库房配备了专业的温湿度监控及调控设备，但是往往会因为一些管理人员缺乏专业知识导致温湿度管理工作不到位的问题，比如干湿球温度计湿球无水；悬挂位置不正确；温湿度读法不正确等，这些问题都对档案库房安全管理造成不良影响。其次，在档案库房温湿度监控上，往往会认为库房温湿度不会发生很大的变化，常常隔一个星期或者一个月进行一次监测与计量，并且得出的结果也是一些无规律性、缺乏科学依据的数据。
2.3 档案库房管理制度不完善
档案库房安全管理工作的开展，需要有科学合理的安全管理制度作为依据，然而综合档案库房的实际情况，存在部分档案库房管理制度不完善的问题，在实际管理中，很多制度也没有真正落实到位，一人多职的现象非常普遍。此外，管理制度不完善还体现在消防安全制度不完善、监督管理制度不完善以及档案查阅制度不完善等方面，这对档案库房管理实施效果必然会产生巨大影响。
3.规范档案库房安全管理的措施
3.1 建立切实可行的档案库房安全管理制度
3.1.1 人员出入库管理制度
库房管理人员作为档案安全管理的主体，如果没有规范化的管理作为依托，很容易使档案管理人员成为破坏档案完整性及安全性的推手。因此有必要建立管理人员出入库房制度，对进出库房人员的进出方式、时间进行一些必要的限制措施。具体而言，应明确非库房管理人员不能进出入库房，如果有特殊的需要，比如参观、维护以及维修设备的人员需要进入库房，库房管理人员应规定进出入库房具体人员、时间，并且做好登记后才可以进入到档案库房。此外，在进入档案库房前，还必须更换库房工作人员专用的工作服以及工作鞋，同时不能携带相机进入，进入库房后管理人员应全程陪同，以做好档案的安全保管。
3.1.2 档案出入库管理制度
档案库存储的主体是各种档案资料，管理的工作对象也是各种存储与库房中的档案，保证档案的安全性非常重要。所以在档案库房安全管理中，还应制定档案出入库房安全管理制度，把好档案入库关。首先，在档案入库前，档案工作者应认真检查入库档案是否存在虫子粪便、发霉及虫害感染等问题，受感染的档案需要实现经过杀菌消毒处理可以进入到档案库房中。其次是应建立严格出库制度，通常而言，存储于库房的档案，只能够在档案库房中的阅览室进行查看，如果却有特殊情况需要将档案借出，应做好借阅档案的登记工作，并且告知档案利用者应妥善保管好档案，约定借阅的时间，在档案归还时也应做好检查及消毒工作。
3.1.3 档案安全检查制度
加强档案安全检查的方法是应做到防治结合，消除库房潜在的安全隐患。在档案安全检查上，检查方式通常被分为定期与不定期两种检查方式，为了保证检查的顺利进行，需要制定一套完善的安全检查制度，作出一些比较详细的规定：第一，档案库房管理人员应在每月定期组织开展一次常规检查工作，对档案的保管情况进行分析；第二，应在每个季度，组织各管理领导开展库房联合检查工作，主要检查库房的硬件设施与软件设施，硬件检查主要参照《档案法》中的相关规定，对库房中的空调、温湿度控制器等电气设备运作情况进行检查，检查库房消防设备是否完善，并且做好检查结果的统计，以保证档案库房达到“防盗、防水、防火、防尘、防鼠、放光、防热、防水”的八防要求。而软件检查主要对库房中保管的档案进行翻查，检查档案是否存在字迹蜕变、发霉、受潮粘接的情况，并且对检查过程中发现的问题应及时进行处理。此外还应对库房档案的排序情况进行检查，对于发现的档案错乱顺序以及因外借出现档案丢失的情况，应及时分析问题发生的原因，并且做及时的纠正及追寻工作。
3.1.4 档案库房卫生清洁制度
档案库房卫生清洁工作对档案保管寿命的提升有积极意义，尘土中常常携带着大量的霉菌，如果档案库房中存在过多尘土，并且档案库房的湿度及温度较高，很容易导致档案出现发霉的情况，这对档案安全造成较大影响。为此，要求档案库房管理人员应定期使用吸尘器对档案库房进行除尘，此外还应配合毛巾、拖把等来保证档案库房的卫生清洁。在对档案库房进行打扫前，需要先将拖把洗干并且放在阴凉处晾晒，保证隔天拖把有一定的湿润度，这样不但能够有效除尘，还能够防治拖把水分过多使空气湿度上升的问题。同时还应明确档案库房仅仅只能够用于档案的保存，杜绝存放其它杂物，创造出一个清洁、安全的档案库房环境。
3.2 采取科学合理的温湿度调控措施
做好档案库房的温湿度控制，能够有效防止档案出现霉变问题，延长档案的寿命。具体操作上，可以采取密闭、通风及降湿等方法来进行库房温湿度的合理调控。
3.2.1 密闭
密闭的作用主要是为了防止或减弱库外不适宜的温湿度库房室內温湿度的影响，使库房的温湿度水平控制在比较适宜的范围。对库房进行密闭的重点在于门窗的密闭，可以利用胶黏剂用绒布将窗边缝隙堵住，而铁门及钢窗则可以嵌入橡皮条，若窗户比较多且窗户的面积较大，可以留一些窗户作为通风口，其余的窗户则密闭。密闭是相对的，采取单一的密闭措施并不能长期保持空房温湿度在合适的范围，而是还必须同内部温湿度调节相配合。
3.2.2 通风
通风主要根据空气的流动规律，有目的实现室内外空气的循环，使库房内的温湿度达到合理的水平。通风并非简单开窗或者开门，而是要分析空气自然流动规律，对比库内外温湿度实际情况及变化趋势进行通风。
对库房温度进行调节，选择合适的通风时机非常重要，通风一般在库外温度低于库内温度时效果最好，但是库内温度如果发生变化，湿度也会发生改变，所以在库房温度的调节时，也应考虑湿度的变化。
3.2.3 除湿
库房除湿主要是为了应对因通风引起的库房湿度上升以及雨季空气中湿度上升的问题。通常而言，空气潮湿及地下水很容易使库房的湿度上升，为了避免湿度对库房中档案造成影响，应采取相应的除湿措施。具体操作上，可以采取两种方法达到除湿的目的，第一种方法是通过隔绝或者减少湿度来源来达到除湿，第二种则是将库内的湿度排除，常使用到的除湿手段包括机械通风、去湿机以及吸潮药物等。
3.3 提高相关领导及管理人员的综合素质
在社会经济快速发展的背景下，档案库房管理也应不断进行改革，因此作为档案库房管理的领导，应根据档案管理的实际需求，不断更新方案库房管理理念，加强对档案库房安全管理的重视，并且要求领导人员掌握最新的方案库房管理理念，以便在工作中始终强调创新管理与新型管理手段的应用。此外，档案库房相关领导人员还应根据库房管理实际情况，结合相应的法律发挥，对各个主管及分管领导培训新时期的政策、档案知识以及内部控制及管理知识，以提高档案库房的安全管理水平。
此外，还要不断提高档案库房管理工作人员的综合素质，明确档案库房相关管理人员应具备较高的理论及实践水平，通过不断引进先进人才来达到综合素质能力提升的目的。并且还应做好档案管理人员的培训教育工作，通过定期组织档案管理技术及理论培训，不断提高档案库房管理人员的专业水平，使管理人员在档案库房管理中不断进行探索与创新，不断总结经验与教训，以优化档案库房管理技术。同时，档案管理人员还应积极性其它先进的单位学习经验，取精华去糟粕，以不断完善现有的档案库房管理体系，提高档案库房安全管理水平。
4.结语
总之，档案库房管理作为保存档案资料的场所，做好库房安全管理工作，对我国各项事业的发展有重要意义。具目前我国档案库房管理现状来看，档案库房安全管理是一项系统、复杂的工作，需要通过不断优化档案库房环境、制定科学合理的档案库房管理制度、提高相关管理人员的综合水平，已建立一个安全高效的管理体系，进而保证档案库房管理工作能够顺利进行。
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