精河县社会保险管理局(翟玉荣)-精河县社会保险业务档案顺利通过...

邢海峰

[摘 要]社会保险业务管理工作与社会和谐密切相关，是保障民生、改善民生的重要内容。同时也对社会保险档案管理工作提出了更高的要求。社会保险档案是国家档案的组成部分。如何更好地开展社会保险档案管理工作，成为其重点关注的内容和任务。

[关键词]社会保险；档案管理；发展

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）22-0072-01

1 社会保险档案的定义

社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险档案是社会保险业务的真实反映，不仅关系到每个参保者的长远利益，还关系到社会的稳定和发展。

2 归档范围

2.1 统计报表类：参保人员工资变动情况统计审核表、各类社会保险费用汇缴统计表以及支用给付统计表等。

2.2 业务凭证类：各类社会保险费用的扣缴凭证、汇缴凭证、转接凭证、报销凭证、支用凭证、理赔给付凭证等。

2.3 政策依据类：国家、地方出台的有关社会保险制度及改革的政策法规，社会保险缴费、待遇支付办法以及经办机构工作方面的规范性文件。

2.4 结算账卡类：各项社会保险费用汇缴账册、支用给付账册、缴费花名册、单位各项社会保险费用管理手册、参保人员保险手册以及保险统筹关系转接清册、转接变更登记卡和职工各项保险管理卡片等。为便于管理利用，此类材料中凡涉及参保人员的各类手册、资料、卡片等均应集中统一立卷，做到每人一份社会保险档案案卷。

2.5 电子档案类：指社会保险工作实现办公自动化以后形成的各种数字信息档案等。

2.6 离退休人员社会化管理类：离退休人员退休待遇、退休人员生存调查表采集的指纹存档资料、离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、遗属待遇审批表，调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

3 社会保险业务档案管理现状

3.1 基础设施建设不平衡

由于各地经济发展水平不一致，领导重视程度不一致，导致各地基础设施建设极不平衡。有些社会保险经办机构根据国家和部省的有关规定高标准的建立库房、办公室与阅览室分开的档案场所，购置档案专用立式双轨道密集架，配备空调、计算机、温湿度记录仪、防磁柜、去湿机等专业设备，并严格按照防盗、防火、防虫、防湿、防尘、防高温等要求完善基础设施建设。然而，有些社会保险经办机构由于没有经济基础的保障，可能连最基本的档案库房面积的要求都达不到，基础设施可能极其简陋。

3.2 社会保险业务档案管理手段落后

虽然近年来社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求。

3.3 管理制度不规范

从各地社会保险档案管理现状看，能够严格按照国家档案管理的有关规定管理社会保险档案的社保经办机构并不多，由于目前还没有制定统一的社会保险档案管理制度，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，影响了社会保险档案管理的规范化。

4 改善社会保险档案管理的策略

4.1 明确划分管理权责

对保险业务进行办理时，要做好登记、征缴、转移、待遇核定、基本信息变更等环节的工作。在社保经办机构办理相关保险业务后，其中，那些具备保存和利用价值电子文档、声像等作为归档内容。同时，将管理责权落实到个人，每个业务的具体经办人员担负起收集、整理、装订客户材料的工作，由专职档案管理员审核达标后方可进入档案室，并由档案员确定该档案的保管期限等工作。其中，归档主要由档案收集、档案整理两个部分组成。进行档案收集操作时，认真查看具有利用价值的材料是否收集完整，如果存在缺失必须及时补齐，确保档案的真实性、完整性。档案整理过程中，采用档案部门规定的专用卷皮、卷盒和装订材料，每一卷档案均要制作《案卷全引目录》和《卷内备考表》，在各项签字完成后做好收集、利用等信息记载工作，仔细填写卷皮的内容，做到清晰、准确。

4.2 建立社会保险数字档案，实现档案数字化管理

社会保险数字档案，是指以计算机、数据库和网络为基础，把以纸质形式保存的文字和数据、图像、声音等档案资源以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依据计算机系统存取并可以在通信网络上传输的电子文件（电子档案）。社会保险数字档案更具有存储量大、检索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等显著优点。社会保险档案数字化以后，可对原纸质档案资料真空打包存放，同时采用相应软件对其进行数字化管理，普通查询，可通过网络查阅其电子文本即可，对于极个别必须查阅其纸质原件资料的再开包查阅，对纸质档案资料实现最大限度的保护。

4.4 运用服务手段，切实抓好社会化建设

社会保险档案作为重要的民生档案，需要其更好的发挥服务群众、服务社会和服务经济发展的重要作用。档案管理的目的在于应用，立足服务，积极扩宽社会保险业务档案服务领域，充分发挥社会保险业务档案服务民生的重要作用，形成全方位、多层次的服务体系。首先各地社会保险经办机构应当建立专门的阅览场所，为人们提供舒适的查档环节。其次，各地社会保险经办机构还应当积极建立更加便捷的利用模式，如提供电话预约查询、网络查询服务等。？因此需要运用服务手段来推进社会保险档案管理的社会化建设。

4.5 加大资金投入力度，为社会保险档案工作的发展提供经费保障

在当前“大社保”背景下，档案数量庞大，管理过程必然产生大额经费支出；随着档案管理规范化、信息化、社会化进程的加快，档案馆库、专用设备、信息化管理技术和安全技术等软件硬件建设，都需要大量的资金投入。要以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的科学态度，多渠道筹集资金，主要是大力争取财政预算资金、上级专项资金和政策扶持資金，努力化解资金“瓶颈”，推动社会保险档案事业持续健康发展。

4.6 要实现数字化、信息化、网络化

为了社会保险档案信息资源的开发利用、提高档案利用效率、保护实体档案，还要建立社会保险档案全文数据库，通过扫描仪把利用频率高，易磨损的档案材料输入到服务器或工作站中。社会保险档案信息数据库要实现网络互联、查询快捷、资源互享。同时要健全和完善查询方式，为广大参保人员提供全方位的查询服务。参保人员除了可以直接到各级社保机构经办大厅的自助平台查询缴费情况和个人账户余额外，还可通过拨打专设社会保障咨询电话和登录互联网站等手段，做到足不出户，便可方便地了解到所需各种有关信息。

5 结语

实现社会保险业务档案的规范化管理，是社会保险经办机构未来的一项重要任务。在实际工作中，将社会保险档案管理工作做为构建社会保障体系的重要工作，加快促进社会保险档案管理的信息化、科学化和社会化步伐，使其为社会保障事业的健康发展打下坚实的基础。？

参考文献

[1] 王庆悦.做好社会保险档案管理工作的思考[J].山东档案，2015（03）.

[2] 辛玲.论提高社会保险业务档案管理水平的若干途径[J].管理论坛，2013（9）.