Office办公软件调研分析报告

李太菊

[摘 要]随着计算机办公软件的应用及数字化产品的增多，其能在储存盘或笔记本电脑中存储大量资料，并通过加密技术，有效地防止资料被窃取，增强办公的可靠性和安全性，有效实现办公的现代化、信息化和标准化。本文进一步阐述了计算机办公软件的分析及应用，以供同仁参考借鉴。

[关键词]计算机；办公软件；应用

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）27-0189-01

一、计算机办公软件的劣势分析

1.1 软件个性化需求无法满足

计算机办公软件无法满足软件个性化使用的需求。计算机办公软件提供了固定的使用流程和模块，统一文档格式，以便于信息的交流和存储，但这也成为限制个性化使用的弊端。例如，计算机办公软件语言多以英文为主，不是以英语为母语的人群在使用时会存在困难，甚至出现对词义的理解错误而造成错误操作的状况；数据分析软件以基础统计方式为主，计算公式主要是常用的求和、求差、求平均值等，无法满足对专业性较强的数据进行处理的需求，只能通过人工在常用公式的基础上自行编辑计算公式来实现。个性化计算机办公软件的开发可以有效地解决这个问题，根据个性化的需求在现有办公软件的基础上进行加工，设计出适合使用的个性化软件，以满足使用者的需要。

1.2 资料安全性易受到威胁

资料的安全性是使用计算机办公软件办公的最主要风险，利用计算机办公软件编辑和处理文字信息时，计算机设备问题或软件运行问题会导致数据的丢失或出错，网络安全问题会导致信息的无意泄露或被他人窃取。企业重要数据信息的丢失，特别是涉及国家机密、商业秘密信息的丢失，会对国家安全造成较大的威胁，给企业造成巨额的经济损失。为了提高资料的安全性，企业应加强计算机设备和软件的维护及管理工作，定期、不定期地对计算机进行查毒、杀毒，检查网络的安全性和计算机的运行状况，发现问题及时维护、修理。对信息资料及时备份和保存、办公数据恢复软件的开发和使用也是保障资料安全性的有效方法。

二、计算机办公软件在办公室的应用

2.1 应用于文字处理

常见的文字处理软件为Office系列办公软件、基于Web客户端文字处理软件。强大的Office系列办公软件，特别是Word、Excel、PPT等软件的应用越来越广泛，它们的应用为办公室人员提供了一个小型的数据库访问，也提供了许多方便的办公自动化管理平台，由于Office与Windows操作系统都是由微软公司研发出品的，因此具有良好的兼容性和可扩展性。

2.2 应用于数据处理

对计算机在办公环境中的应用，通常操作不当或计算机故障就会导致出现数据误删除的情况，计算机数据备份是用于自动化办公环境的一种补救措施，对计算机数据管理功能的实现有着很高的价值，也有效防止了数据意外删除或因技术造成的安全损失问题的出现。计算机数据库可以进行数据备份，在发生故障或计算机生成错误后就能恢复数据，可以使用计算机数据库对系统进行还原，返回到数据备份，这是保证数据正确完整性和一致性的最佳方法。当计算机储存器发生故障之后，数据库的数据就会出现一定程度的丢失或混乱，相关的存储管理可用于数据恢复，以保证数据库存储的有效性。

2.3 应用于图像处理

通常情况下，图像处理办公软件的应用范围包括平面设计、广告与图形处理等行业。随着社会现代化的发展，提出了新的要求，工业设计为了迎合社会日益多元化的审美需求，其视觉发展的趋势越来越明显，因此，办公室的计算机图像处理软件显得非常重要。常用的主要有PS图象处理软件，该软件功能成熟，相对完善，能够进行或简单或复杂的图像处理，可以满足顾客的多样化需求，充分满足现代工业设计的实际需要。

2.4 应用于视频处理

视频软件应用是将视频和音频文件进行综合集成，通过技术处理，转换所需信息，直接成为可观看的视频。视频处理软件技术通常应用于一些法律权威单位的调查和取证等。此外，视频软件还可以实现视频信息的二次处理，从而进一步提升视频信息的价值。因此，应用视频处理办公软件可以有效简化视频信息，保证视频信息更好地满足办公需要，实现其价值。

三、完善计算机办公软件应用的对策

3.1 教育科研办公软件的应用

对于教育者而言，在日常的教学活动当中，最离不开的就是各种计算机办公软件，比如使用PPT软件进行课件的準备，运用Word设计教学的教案内容。在教学当中，各种办公软件越来越充当着主要的教学辅助角色，它们的应用可以促进学生的学习兴趣，提高教师的教学质量。在教学过程当中，教师可以借助PPT文档对教材上的内容进行细致丰富的讲解，并且可以在其中插入音像或视频文件，使教学内容变得生动，有利于集中学生的注意力。同时，学生可以利用办公软件对教师的文档进行复制，转移到自己的文档当中，便于以后的复习以及课外的学习。在制定学生的成绩表以及制定日常班级里学生的生活表现表格时，教师可以利用Excel软件进行编制，不仅可以提高工作效率，而且便于学生及他人的阅览，同时制成的表格具有明了清晰以及准确的特点，减少了教师自身的工作量，方便了教学工作当中的操作，促进了教学方面的发展。

3.2 政府办公当中的具体运用

计算机办公软件的应用，首先体现在政府的办公当中。在现如今的中国，政府的办公就代表着政府的形象，正如其最基本的服务宗旨是为人民服务一样，政府办公的效率决定了政府在人民群众当中的形象，只有高效的办公效率与优良的服务态度才能得到群众的认可，而政府的计算机办公水平很大程度与办公软件的发展有着紧密的联系。因此，政府部门要想在信息化的时代下不断提升办公水平及效率，就必须要结合计算机办公软件的应用，采用科学化的办公方法，实现对具体信息资料的有效整理存档。政府的办公工作也属于群众的知情权里的内容，因此，政府应设立相应的信息资料网站，对日常的办公内容及群众所想了解的内容发布到网站上，从而使人民群众能够随时监督政府部门的工作信息，了解日常国家政策的改动及发展。同时可以实现与政府部门的直接交流沟通，政府可以对群众的留言和建议进行收集归纳，选取采纳之后，进行相应方面的整改，实现全方位的为人民服务。除此之外，政府部门可以对人民群众提出的建议或反映的状况通过办公软件进行记录归档，便于推动以后政府工作的发展。

3.3 商务办公当中的办公软件应用

企业的日常办公当中，办公的效率和质量对企业的发展有着很大的影响。传统的办公模式过于死板，需要人员的相互配合以及程序的按步进行，无法简易地实现办公程序之间的衔接。而计算机办公软的应用，首先可以促进企业的办公效率，促生新的办公方法，推动企业办公机制的改革。其次，在对各类客户的信息的分类汇总上，通过办公软件可以使信息存档变得合理有序，查阅起来十分简单方便。同时商家在网上对自身的产品进行推广上，可以使用办公软件对企业商品的图片进行美化，使产品变得新颖生动。在传统的商务工作当中，也需要运用计算机办公软件完成对合同的拟定、资料的编制，促使办公软件成为重要的商务工作辅助工具。

结束语：

计算机办公软件主要是加强信息化办公室的建设、办公楼与计算机信息平台的结合，有效地发挥信息技术的优势，促进计算机技术的应用，提高工作人员的办公效率。

参考文献

【1】 许运超.办公软件社会化分享设计研究[D].长沙：湖南大学，2013（10）.

【2】 王玉凤.OFFICE办公软件在计算机应用基础中的教学方法中的应用分析[J].电子世界，2017（3）.