办公自动化解决方案规划与实施.pdf

刘玉叶

[摘 要]随着经济全球化发展，市场竞争越发激烈，在这样的背景之下，原有的办公形式已经无法满足社会生产的要求。所以，追求自动化体系的办公尤其重要，其不仅有效提高了工作效率，还最大程度的节省人力和时间成本。本文主要结合实际状况发，分析办公自动化体系的设计方式和具体操作，以供参考。

[关键词]自动化系统；设计方法；策略

中图分类号：G134 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）30-0287-01

引言

随着社会经济的进步，科学信息技术也得到相应的提升，特别是计算机技术、网络技术和通讯技术，在这些先进技术的促进之下，自动化办公形式得以產生和发展。在原有的办公形式中，虽然可以有效解决突发事件，然而在实施的时候仍然需要大量的人力、物力和财力，尤其是办公室产生的信息和数据较多，很难在有效的时间之内完成数据的分析、整合和统计。所以，倘若人们开始习惯使用计算机处理信息之后，就会对原有的办公模式产生抵触心理。运用信息化办公不仅仅提升工作效率，还可以快速、精确的查找到所需要的信息和数据，因此更加安全、可靠、高效。

一、办公自动化体系的需求分析

办公自动化体系的设计，需要结合使用者的实际需求调查并加以分析，以此才能明确系统的最终目的，这也是创建办公体系的基础工作。经过对办公环境的观察，可以得到大概的办公室工作模型。在这过程中，管理层是企业的关键，行政部门或者其他部门需要将自身部门的信息，比如，财务数据、销售数据等，加以涮选，再以图表的形式递交给管理层，以此才能帮助管理层快速掌握公司全状况。管理层通过这些报表和图表数据，加以分析和处理，并制定未来发展策略再一一传达到各个部门中。

收发部门，此部门的主要工作是负责企业和外部的联系和信息交流，本文企业文件的寄收都有此本命负责。对于收到的文件，收发部门要先递交给行政管理部门，行政管理部门给予初步建议之后方可进行下步操作；收发部门发出的文件，通常是由各个部门提交到行政管理部门，然后审核无误之后统一发出。

档案管理部门。此部门主要工作是保管企业日常工作中产生的，具有价值的历史信息和资料，以方便在需要的时候查阅。档案管理部门还需要对历史文件和资料进行收集、整理、修改、删除、借阅和销毁等工作。

行政管理部门是一家公司综合办公部门，其主要工作内容有：协调各部门之间的工作；负责企业的日常工作安排、会议安排、领导工作日程安排等。总的来说，就是总管企业所有后勤工作，为领导人员和企业提供全方面的服务。行政管理部门除掉必要的日常管理之外，还需要协调领导和员工之间的关系，并确保领导传达的指令及时有效的被下级员工所接受。

职能部门，是企业为了实现某项目标专门成立的部门，比如，实现人事管理工作成立的人事部门、承担企业财务工作的财务部门。以上职能部门在日常工作中主要承担专门工作时，可能会出现一些和企业发展相关的数据和信息，这些信息和数据都需要通过办公自动化体系中的模块进行处理，如销售模块、处理信息模块等。

二、办公自动化体系的设计方式

（一）分层设计

办公自动化体系的设计主要使用的是分层设计，比如，表示层、业务层和信息层。第一，表示层。也就是通常所说的显示界面层，此层面是要是连接人机界面，主要工作是承担使用者输入和输出的数据和信息，以便为体系奠定极高的、可移植的逻辑层。此层的设计主要是使用者经过浏览器，进入体系中，在登录页面输入相关注入信息，获得进入许可之后进行过滤，身份证明一旦通过方可进行主界面。第二，业务层。所谓的业务层也就是逻辑层或者中间层，此层在整个体系中占据重要地位，是办公自动化体系的核心。业务层主要作用是解释从数据库中收集和整合数据的过程，与此同时，还会处理一些业务逻辑和规则方面的内容。在设计过程中，要结合各模块的功能，划分不同的类别，在对数据库的访问中主要依靠的就是这些类。第三，信息层，也可以称之为数据层或者数据访问层。其主要作用是实现对数据和信息的定义、搜寻、修订等工作，使得数据和信息更加安全、真实、有效。在办公自动化体系当中，对于一般意义上的分布式运用程序来说，使用信息层保管信息，是一种最常用的措施。通过储存可以有效确保运用程度的执行效率，还可以将信息层由复杂转向简单化，提高了设计的灵活度。正常意义来说，数据库一旦产生变还，存储过程就可以转变语句，此操作非常便捷，无需要更改任何编码。

（二）功能设计

为了满足企业发展要求，在办公自动化体系设计过程中，还需要进行实际调研工作，并注重各项功能的研发。正常状况下，办公自动化体系应当包含：文件管理、档案管理、会议通告、日常安排、通告栏、自定义功能、系统日常维护和通讯联络名单等。第一，文件管理。此功能主要负责对文件的收、发、催等工作。依据使用者的操作习惯，在系统中设置文件管理模块，从而实现自动收、发、统计等工作。此外，还可以对文件收发和查询过程进行监控，并予以记录，以便办公室工作者统一管理。第二，档案管理。此功能主要处理企业日常工作产生的数据和信息，如归档、分类、整合、检索、查阅等工作。通过文件自动划分，再将这些文件进行整理归档，再使用查询工具，根据设置关键词、整理时间等条件，进行档案管理。另外，在档案管理这一功能模块中，还需要根据使用者设置不同层次的文献查阅权限，以提高信息的安全度。第三，会议通告。此功能模块最大的作用是直接拟定会议流程，并明确会议时间、地点、参与者和主题等内容。一旦会议内容明确之后，会议主办人员就会将会议流程填写到表格当中，并发送出去，再由系统通知到各个会议参与者。

三、办公自动化体系的实施对策

（一）提前做好规划工作

在创建办公自动化体系之前，首要工作是对实际状况调研，只有掌握用户实际要求，才能有针对性的提出设计方案。在此过程中要注意和有关人员的沟通，并提出建设性的建议，通过不断的调整、完善，获得最终效果。其次，系统创建中还需要结合系统自动化需求，对企业或者单位的有关数据和信息进行整理、编码，以便系统根据设计有序操作。最后，系统设计是一个庞大而复杂的过程，因此需要设计者要有耐心，不断加以完善和改进。

（二）规范化操作程序

办公自动化体系的设计最终目标是提高工作效率、降低成本损耗。此外，办公自动化体系在运行时，还需要有一定的操作标准加以规范化，特别是企事业单位，为了实现自动化就需要规范操作程序。这些规范不仅仅可以健全自动化体系的相关要去，还可以为创建自动化体系提供保障。

（三）保证信息的安全度

办公自动化体系需要网络的支持，尤其是在数据传输张，不可避免的可能遭遇到网络威胁。所以，在设计中，要做好有关病毒隔离软件，避免由于病毒入侵导致重大损失。此外，对于重要信息，企业也要做好保密工作。

四、结束语

随着科学技术和信息化发展，办公自动化体系已经趋于成熟。办公自动化体系可以最大程度的提高工作效率和工作水平，因此增强办公自动化体系的设计在某种程度上可以获得现实意义。在自动化体系设计和研发过程中，只有掌握好体系运用的要求，并根据现在的技术和设计研发状况，以此才能确保自动化办公的最大价值。

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