...,为了切实规范档案管理,公司邀请西安煤炭设计院档案管理专家雷...

汪清

[摘 要]设计院档案管理工作作为设计院管理的一部分，必须适应设计院新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。规范的档案管理制度是设计院管理制度的基础，它在设计院的管理和发展过程中起着重要的作用。文中从信息化档案管理的特点、存在问题及对策等方面进行深入探讨。

[关键词]设计院；档案管理；信息化

中图分类号：G292 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）30-0165-01

管理是一个永恒的主题，实现档案的信息化管理是档案工作发展的必然趋势，也是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，随着设计院改革的不断深化，档案工作面临许多新情况、新问题。如何适应新形势，做好设计院档案信息化管理工作，为设计院的改革发展和设计服务，是档案工作者需要不断加以研究探索的课题。文中就如何做好新形势下的设计院档案信息化管理工作加以初步探讨[1]。

1 新形势下档案信息化管理工作所面临的特点及存在的问题

随着设计院项目的增多，当前设计院档案在数量、种类上越来越多，利用需求逐渐增多，利用要求越来越高，新形势对档案管理工作提出了更高更新的要求。档案工作在内容形式、方式方法、机制手段等方面曾存在许多薄弱环节。例如：由于每个时期档案的整理标准要求不同，整理的规格不统一，没有形成一套规范化和科学化的工作程序与方法，档案管理曾经一度处于封闭半封闭式管理之中，在档案收集、整理等工作环节依然依赖传统的手工操作，工作效率低，套用速度慢，档案管理工作信息化的进展速度相当缓慢。加抉信息化管理的进程，档案管理必须逐步摆脱过击那种单纯依靠手工进行管理的思想和手段，及时将成熟的现代科学技术和管理方法应用到档案管理的具体实践中，提高管理效率和管理质量，使档案管理走上专业化、信息化之路。只有具备信息化的技术设备和卓越的管理人才，才能真正解抉档案工作面临的各种复杂问题，必须利用信息化管理方法，改变长期经验式管理模式、手工操作等一系列管理体制。树立创新意识，吸收、引进先进的科技理论与手段，解决新型档案載体材料的收集、整理、保管、鉴定等新问题：解决档案室自动化条件下文书、档案一体化问题，解决电子文件的收集、管理与利用等问题。档案人员对新技术不应采取漠不关心的排斥态度，而是应积极地吸收、应用。设计院档案管理工作中常常会遇到资料迟迟不归档的问题有相当多的技术人员喜欢把相关技术资料锁在自己的抽屉里保存，一方面是方便自己查阅，另一方可能是独享。这是一个经常会出现的我们习以为常的现象，这种现象是很不好的，一方面这种做法严重违反了企业档案管理制度，另一方面是这些重要资料会出现泄密、丢失、潮湿、虫蛀等情况，这样会给设计院带来严重损失[2]。

2 改善设计院档案管理的建议

2.1 要在思想上重视档案信息化管理工作

思想是行动的先导，无论什么时候，思想方法都决定工作方法，思想到位才能够行动到位。档案人员要充分认识档案信息化管理的重要性和必要性。设计院档案信息化管理是客观形势的需要，是档案工作发展的必然选择。要牢牢把握工作重心，树立机遇意识，切实增强责任感和紧迫感，加强对信息化管理工作的调查研究，牢固树立大局意识，整体意识。信息化管理，它不仅仅是一个信息化工具或信息化技术的简单使用，而是涉及到管理思想信息化，管理方法信息化及管理组织信息化的整体发展。必须坚持服从大局，始终把档案信息化管理工作放在时代大背景和管道改革发展的大局中去定位，围绕中心任务抓好档案信息化管理工作，凡是有利于大局的，要认真坚持，凡是与大局相矛盾的，要当机立断进行改革。必须尽快适应形势发展的需要，研究新思路，制定新机制，信息化管理工作是一项完整而严密的工作体系，仅凭档案人员的良好愿望和一时热情是难以持久的，必须创立一套规范而科学的管理体制与运行机制，才能达到应有的效果。档案人员的思想必须跟上形势发展的需要，打破传统的思维观念，及时运用新的工作思路和理论观念支撑来指导档案信息化管理工作实践，档案信息化管理工作必须完成由实践到理论的加强。要不断解放思想、实事求是、与时俱进，自觉在继承中创新发展，在工作实践中积极创新，探索新的方式，改进工作方法，切实提高管理水平。

2.2 搞好档案基础业务建设和标准化

档案管理基础工作和业务建设非常重要，涉及到档案的收集、整理、保管、利用等各个环节，只有这些基础工作做好了，才能提高档案的归档率和完整率。档案室要继续强化档案业务规范化建设，使馆藏结构更加合理，保管条件更加完善。档案管理更加科学。要切实加强组织领导、完善管理体系，加强档案基础管理工作，把档案信息化管理工作落到实处。切实做好档案信息化管理工作计划的制定与落实，档案人员必须严格执行档案操作规程，认真落实岗位责任制，进一步加强业务基础建设，同时，领导的支持也是实现信息化的有力保证。

2.3 档案信息化管理应当科学规划，协调发展，循序渐进

档案信息化管理水平应与经济技术和社会文化发展水平相适应，信息化是一个相对的概念，其具体内容随着科技发展不断更新。信息化对不同类型的档案部门有不同要求，不能同日而语，信息化的管理方法有多种，必须因地制宜，采取不同途径。同时健全组织体系和管理制度也是实现档案信息化管理的根本保证。

档案信息化管理理论是与时惧进、不断发展完善的。档案信息化管理工作是一个逐步推进和实施的过程，更是一个复杂的系统工程，必须科学规划，协调发展，循序渐进。档案信息化管理工作任重道远，必须坚持稳中求进，档案部门要充分认识到信息化技术不是档案工作的最终目的而是手段。档案信息化管理必须坚持为领导和决策层服务，为科研、管道设计等服务。作为档案工作人员要充分认识到加速档案信息化管理是提高档案信息服务水平的必由之路。搞好档案信息化管理工作必须依靠科技的进步，依靠信息化的设备和人员对自动化设备的掌握；依靠工作者本身综合素质的提高。先进的设备最终要靠人去操作管理，档案工作人员必须不断学习先进的管理理论知识，掌握信息化的管理技能，为实现档案信息化管理奠定基础。

3 结论

当今世界已进入信息化时代，设计院内部改革必将不断深化，管道设计院已进入全面提升整体发展水平的新阶段。档案部门应该充分认清，抓住机遇，迎接挑战，准确把握新时期档案工作的新要求，创造性的提出新思想、新观点、进一步增强做好工作的责任感和紧迫感，加快信息化管理步伐，以与时俱进的精神开创档案工作新局面。设计院的档案管理工作是一项难度非常大的工作，是促进设计院发展的重要保证。随着网络时代的到来，实现信息化、现代化是设计院档案管理发展的方向，也是不可阻挡的发展趋势。

参考文献

[1] 刘孟颖.试论企业档案管理[J].西安社会科学，2010（2）：69-70.

[2] 薛梅.企业档案服务浅谈[M]信息社会档案学理论与实践.北京：中国档案出版社，2006.