王刚

[摘 要]办公室管理是指严格的执行管理者的有关决策，从而有效的解决一些企业的行政上的工作，其工作的主要内容有计划、组织、领导和控制工作的全过程，从而保证企业的工作能够有序的进行。而现在的办公室管理还会包括对企业内部和外部的信息进行传递，使企业各部门之间的功能能够实现协调进行，使企业的计划和决策能够得到有效的实现，也就是能否实现企业内部的决策，不仅仅取决于指定的决策是否有效，还取决于办公室的管理工作是否可行，可见办公室管理工作的重要性。文章从办公室管理工作的重要性出发，对如何做好办公室管理工作做了有关论述，旨在为做好企业办公室管理工作提供参考。

[关键词]企业管理 办公室管理 重要性 改进措施

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）06-0305-01

1 引言

随着国民经济的快速发展，使得许多企业也在不断的发展，使得市场上的竞争越来越激烈，各企业如果想在同行业中获得更强的竞争力，就需要加强对企业内部的管理，从而使企业的管理办法得到不断的调整和完善，而企业内部管理的重要环节就是办公室管理工作，作为企业传播有效信息的办公室，是企业内部建立起到沟通作用的部门，可以说是企业中必不可少的部门，办公室管理在企业管理中占有重要的地位，因此，加强对办公室管理的研究具有重要的现实意义。

2 办公室管理工作的重要性

加强企业办公室管理工作有利于实现企业各部门之间的信息交流以及有利于实现办公室管理的参与权等，具体如下：

（1）有利于实现企业各部门之间的信息交流。现代企业中重要的部门之一就是办公室，肩负者对企业中一些重要的信息进行传递的工作，在企业中起到沟通企业上下级的作用，这主要表现在：首先，办公室的管理人员要及时的向下级的基础部门传递上级的相关政策和决策，这在很大的程度上对下级部门具有一定的监督作用。其次，办公室管理人员还可以及时的向上级部门反应下级部门之间的信息，使得能够及时的向上级部门反馈有关决策下级部门的执行情况，这样可以对上级部门制定决策提供下级部门的一些建议，从而促进管理者做出的决策能够符合基层的实际工作，这样在一定程度上加强了下级的参与权力，加强了各部门之间的协调能力，更有效的实现企业的管理目标。

（2）有利于实现办公室管理的参与权。办公室管理有利于实现企业各部门之间的信息交流，并根据实际情况提出一些建议给企业的管理者，这在另一方面也有利于实现办公室管理的参与权，这主要表现在：首先办公室在向管理者船体消息时，要对这些消息进行筛选，保证这些消息的准确性，从而使管理者的决策能够有效的实现，确保了管理者决策的准确性。还有就是，办公室的人员要分析得到的信息，确定出符合管理者要求的信息，从而不断的完善管理者的决策，从而有利于使制定的决策方案能够更加完善，还可以对下属部门的执行情况进行监督。最后就是在企业出现一些公关危机的时候，办公室的管理人员还可以提出一些符合实际情况的建议，从而有效的解决问题。

3 如何做好办公室管理工作

（1）做好协调工作，统筹兼顾。与领导部门和其他具有具体职能的部门相比，办公室所需要做的工作更多，具有较强的综合性。不管是在什么企业，办公室所起的作用是对上下部门之间进行沟通，协调作用，对各方进行联络。从而使企业的工作能够得到正常的进行，如果企业当做一个人来看，那么大脑就代表决策部门，而中枢神经则代表着办公室，虽然办公室的工作参与着领导进行决策的过程，但是最终的决策并没有权力进行决定，不具有对职能部门的领导权力，也不能替代职能部门进行问题的处理，但是办公室要过问职能部门的工作，还要负责辅助管理者进行工作，还有就是一些领导者不能亲自完成的工作，比如文秘、收发等都需要办公室进行管理等等，可见办公室管理工作涉及的部门之多，工作的内容之多，因此就需要做好协调工作。

（2）加强管理过程中的制度建设。制度建设要做到对工作流程的制定，确保工作流程的高效和管理的规范，制度的建设具有复杂的过程以及广泛的涉及面。所以在你对日常的办公室工作进行管理时要对规章制度进行不断的完善，制定的规章制度要起到对办公室的人员具有约束的作用，使他们能够更好的完成自己的本职工作，避免在工作的过程中无章可循，出现混乱的情况，从而对企业的发展造成影响。要严格规范例如接待制度、公文制度以及会议制度等。

（3）合理分工办公室的内部机构。只有对办公室的内部机构进行合理的分工才能实现企业办公室管理的科学化管理，办公室作为企业中的枢纽部门，具备的必备职能包括咨询、服务等工作，因此只有对办公室内部机构进行优化配置才能实现管理的科学，具体做法为：首先，明确各部门之间的权责。在对各岗位进行细分之前要对各部门的权责进行明确，这样才能做到每个岗位都能各尽其责，从而使办事效率得到提高，避免互相推卸责任的情况发生。其次，按照高校节约的原则安排职位和匹配人员，从而使人员的支出尽量减少，还要实现人员配置的精简，保证在最少的人员下正常的完成工作。

（4）不断加强办公室人员的综合素质。培养办公室人员的素质要符合社会发展的需要，办公室人员不仅需要对一些基本的文字能力以及沟通能力进行掌握，还需要掌握一些其他方面的能力，比如法律方面以及计算机方面等。还有就是在招聘办公室人员时要严把招聘关，引进一些专业的人员，只有这样才能更好的完成办公室的工作。

参考文献

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