汤文涛
[摘 要]随着近两年以来工程正规化要求，文控管理工作也逐渐为大家所熟悉。工程文件的国际化管理模式的产生，促使文控管理逐渐成为工程管理的一个不可或缺的重要组成部分，它不仅在甲乙双方的业务合作关系中起着纽带的作用而且在工程的结算中成为了可依据的技术支持。
[关键词]文控； 整理 ；存档
中图分类号：F426.22 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）14-0193-01
一、文控管理的几点重要性
1、文控管理是甲乙双方业务交流的文字纽带。
甲乙双方在工程施工过程中由于时间、地域的影响，如果仅限于口头上的交流势必会受到或多活少的负面影响，例如在以后的结算中或许会因为没有书面上的备忘而存在双方界面不清。去年我们和中海油公司合作的项目-自安装式采油平台就是充分体现了文控管理的重要纽带作用。这个项目的业务沟通就必须全部落实到书面字上，当然这也为了日后结算做了很好的铺垫作用，避免了由于口头交流而出现的责任不清以及双方工作界面的纠纷问题。
2、文控管理是甲乙双方利益关系的体现。
双方往往在出现比较敏感的问题上的时候，会以备忘或签证的形式与甲方进行业务沟通，因此备忘录也通常是双方利益关系的体现，这时我们应该更加重视备忘或签证确认及答复的及时性。
3、文控管理是结算过程中的技术支持。
类似中海油这样的项目的施工过程中，业务沟通全部是以备忘录的形式发文和收文，较之家里的项目是签证的形式出现，有很多不同之处。结算的技术支持就需要翻阅甲乙双方的来去文件（包括备忘录及文件传送单），找到备忘录的同时刨根究底找到变更的具体工程量及图纸的变更详点。
二、文控管理的几点注意事项
1、文控管理必须严格按照流程执行，收发文件一定要及时。
文控管理是个比较繁杂的职务，这就更需要我们及时有效的与甲方进行文件传送，避免因疏漏而引起工程上的误工现象的产生。尤其是图纸变更升版，发放一定要及时，技术人员也应该根据升版情况及时进行修改，已经造成物料浪费的应及时写备忘，为结算做好技术支持的铺垫。（就自安装采油平台项目来说，我觉得技术人员在工程中就疏漏了这点）
2、精细管理，文件做到分类存放。
文件种类： 是指工程项目使用的所有文件的种类的划分。主要划分为两类文件。
项目管理文件：信函、传真、项目会议纪要、备忘录、进度控制、质量计划、实施计划、日/周/月报、项目管理程序、QHSE文件等；
工程计划文件：技术图纸/文件、建造方案/程序、检查程序、调试大纲/表格、材料等。
我这主要是强调图纸的存放，分专业存放，升版图纸一定要保存完整，为日后结算查阅方便。
3、文件整理尽量做到完善。
⑴文件管理尽量精细，尤其是技术资料文件的管理。在这我就我自身的工作中的出现的一个问题举个例子，例如在备忘录中有时候会有图纸、文件的传送，我当时就是为了存图纸方便就直接挑出来存档在了图纸资料中，当然也是为了技术人员在查找过程中便利，但是后来结算工程中发现个问题，就是备忘录的附件在结算人员进行核查工作量时查找起来就比较困难了，因为结算人员并不是很了解当时的施工及技术情况所以必须有具体的图纸才能进行合适具体工程量。因此在文件存档的过程中我们要充分照顾到技术及预算人员的双方面的考虑，尽量做到工作的完善。
⑵为了收发文件方便查询，建立一个详细的收发文件目录（这主要是针对业主方面的文件）。这样不仅自己有一个跟踪记录，而且技术人员查询起来也比较方便快捷。
⑶对于给各个业务口发的文件、图纸，也应该建立一个发放台帐。做到自己心中有数，避免以后工作中的责任不清以及施工队图纸领用重复等。
4、特别注意升版的图纸发放。
在工程施工过程中不可避免的会出现变更，设计图纸也随之升版，因此有新版图纸应当在第一时间发放给技术人员和施工人员及时调整施工方案和现场施工。当然也有设计自身原因而涉及的升版，这就更要注意及时发放，技术人员应当根据具体情况发备忘向业主说明情况，将损失降到最低。在自安装采油平台项目中，存在的设计升版情况尤为突出，甚至升到最高版本到6版、7版（例如下图），因此由于图纸变更早成的施工中的变更费用也相应增加，这就要求技术人员在图纸升版过程中及时查找变更，将由于图纸变更造成的物料、人工费用以备忘录的形式发给业主及时确认及答复。
三、文控管理的几点总结
1、应该推广备忘录和文件传送单的应用。
根据以往工程管理经验，各个作业公司之间的业务交流只是存在于口头交流的阶段，或者只是停留在技术交底的阶段，而备忘录和文件传送单的出现就会给这个问题一个极好的解决，并且使整个交底过程趋于正规化，也是为今后的结算工作提供一个很好的理论依据。
2、强调升版次的重要性。
以往的文件虽然强调有效文件的重要性，技术部和质量管理部门也设有台帐，但是没有升版的具体实施过程，将来涉及到工程结算的时候就会存在不便之处。如果我们能在工程过程当中就将升版的事宜提出来，在相应的资料图纸中注明版次及编制日期，随之建立登记记录，这样不仅保证了项目组所执行的图纸、文件均为最新版次，而且为今后的结算工作提供完整的依据。
