县档案局开展机关文书档案整理归档工作

梁淑珍

[摘 要]文书档案资源的丰富与否和档案管理人员的收集有直接关系，收集作为文书档案的起点，其收集的质量高低影响着后续的档案管理工作。因此，对机关单位的文书档案收集进行分析具有重要意义。本文就文书档案收集所存在的问题进行分析，并提出措施，供同行交流借鉴。

[关键词]机关单位；文书档案；收集问题；措施

中图分类号：F433 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

随着我国经济的快速发展，档案管理工作日益受到单位领导的重视。文书档案收集作为档案管理工作的首要环节，起点工作必须要做好，只有这样，后续的档案管理工作才有质量可言，才有可能形成良好、健全的档案管理体系。从而保证档案管理效率和质量的提高，进而促进我国档案事业的繁荣发展，满足社会进步和人类发展的需求。

一、文书档案收集工作存在的问题

（1）文书档案的归档分类不齐全

文书档案的收集工作是现阶段很多单位基层档案室的首要工作内容，往往忽视了科技档案和专门档案的收集，特别是新型档案的收集和归档工作，例如电子档案和声像档案的重视层度普遍不高。这样一来，单位基层档案室中的文书档案材料较为单一，没有有效的管理具有较大利用价值的档案，满足不了单位内部对档案的需求，从而对单位档案管理工作质量的提高造成不利的影响。

（2）收集工作人员缺乏工作意识

在收集文书档案的过程中，单位内部各部门工作人员的档案意识普遍不高，对于日常工作中形成的档案文件并不是很注意，更别说是积累和保管了，这样一来，很多的文书档案原始材料就会不知去向，到年终整理档案的时候，有多少文书档案就整理多少。一些重要的工作环节，因为对于原始文书材料的积累不注重，从而使文书档案的归档工作造成不利的影响。此外，对于单位内部的业务部门开展的工作，档案管理部门是不了解的，因此，监督和知道工作只是一种表面形式，从而导致文书档案收集工作的开展难度较大，而收集的原始档案材料并不齐全，也不完整。

（3）文书档案收集工作考核标准太笼统

在档案工作规范化的管理过程中，文书档案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的标准过于笼统。没有设置硬性的标准进行文书档案的收集工作，而知识对文书档案材料是否收集齐全完整进行笼统的检查。文书档案的归档率也不是很真实，只是为了应对检查也做出来的，存在自欺欺人的现状，将实际的归档数看作是已经完成的归档数，所以说，这种考核的标准不具有任何的现实意义。

（4）文书档案部门培训力度不足会影响档案的收集归档

机关单位的档案管理部门在收集文书档案时，会通过电话的形式通知给单位的各个部门，并告知其文书档案收集的范围和具体的收集时间，但是档案收集的针对性并不是很强，因此，文书档案收集工作的重要性在这个过程中并没有得到充分的体现。单位内部各个部门的工作职能和工作性质存在较大的差异，文书档案也会呈现多元化的情态，并且各个部门的文书档案材料的个性也比较强。因此，在文书档案的收集工作开展之前，档案管理部门进行专业的培训工作，并进行细致的知道，从而提高工作人员的文书档案收集工作的水平。然而在实际的收集工作中，单位的档案管理部门并没有有效的开展这项活动，从而影响到了文书档案收集工作的质量。

（5）档案管理制度不规范

目前我国几乎所有的机关单位都建立了档案管理制度，但仍然有个别机关单位文书档案管理缺乏完善的规章制度，存在各部门分工不明确，职责不清晰，操作流程不规范，主观随意性较强等问题。比如，很多事业单位尽管制定了档案管理制度，但并没有将档案管理制度融入到机关单位的所有部门和人员，导致档案管理工作缺乏合力；个别事业单位尽管制定了完善的档案管理制度，却不能遵照制度执行，由于档案管理制度缺乏执行力，直接导致档案管理制度形同虚设。

（6）资料整合能力不强

文书档案的收集工作，除了要求工作人员应该对相关资料及时收集之外，对工作人员的整合能力也有较高的要求。根据相关调查表明，目前我国文档的收集工作中，工作人员经常因为对资料的分类整理不明确导致一些资料的遗失和工作效率的下降，从而影响整个档案管理效率，造成办事效率和工作能力的降低，在很大程度上影响了企业的发展。例如：如果档案资料没有进行明确的分类整理，当工作中需要一些资料时，相关人员很难快速、准确的将资料找出，我们都知道“时间就是金钱”，很有可能就是因为在资料的整理时工作人员没有进行合理的分类整理，耽误了会议的时间，失去一些机会，从而降低了机关单位的办事效率。

（7）对材料的真伪辨别不明

一般来说，文书档案收集工作应该按照一定的工作流程进行，在档案的收集时应该认真仔细的对相关资料进行真伪鉴定。如果收集的资料失去了真实性，那么整个收集、归档等工作都属于无用功，没有实际的工作意义，也失去了档案的利用价值。在进行文档的收集工作中需要注意的是，应当对文档资料的原件和复印件分开存放，以避免资料的遗失造成企业工作无法正常的运行。

二、解决文书档案收集工作问题的有效措施

（1）加强宣传教育，强化全员档案意识

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员也要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性进行宣传，引起领导的重视。

（2）完善收集归档制度，确保材料齐全完整

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作，所以要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，和各业务部门工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，使其具有操作性和明确性，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中。

（3）增强档案人员主动收集意识

长期以来，档案收集工作一直处于被动收集的局面，你来交我就收，你交多少我收多少，到时候如果查找不到，就说材料没有归档，似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变，观念一定要更新，档案人员要正确认清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，可以通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议，了解各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变过去的被动收集为主动收集，让部门工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。

（4）文书档案收集工作考核标准要有明确性，不可笼统无操作性

在收集工作考核时，要抽样检查某个工作项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，而不是简单地用一个归档率来说明收集材料的齐全完整性。对于表现优异的工作人员 ，应当给予适当的表扬和嘉奖，反之，对于在工作中玩忽职守的工作人员，必须给予严厉的惩处，例如：适当的扣除部分工资，通报批评或者进行再学习教育等等。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来，更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档，也能促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

（5）加大培训指导力度，强化收集归档工作

档案部门每年在年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。

（6）建立健全事业单位档案管理制度

各单位应完善细化单位档案管理规定，对现有档案管理制度进行清理和完善，对于那些已经过时的档案管理制度要进行清理，严格规范档案的收集、整理、归档、统计、移交、销毁等规定，有效地保护和利用档案。同时，还要加强档案管理制度的执行力建设，加强档案管理人员教育和培训，建立档案管理激励约束机制，确保档案管理制度规范化。

三、结束语

综上所述，在整个档案管理的过程中，文书档案收集工作是一个极为重要的工作环节，与档案管理中其它的环节相比，其具有较强的特殊性，其是进行档案管理的首要环节和起点，只有做好文书档案的收集工作，档案管理后续环节的开展才能够顺利。其是档案资源体系建设中的重要组成部分，因此在档案三大体系建设中具有重要的地位。如果文书档案的收集工作没有做好的话，完整的档案管理是不能够形成，健全完善的档案管理制度也谈不上了，所以说，做好档案管理的前提是做好文书档案的收集工作。

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