文秘和档案管理员总结报告
[摘 要]近年来，人们对档案管理工作的重视度不断提升，而且在当前社会快速发展的新形势下，档案管理工作也迎来了较好的机遇，但其所面临的挑战也较为严竣，所以需要利用现代化的管理手段和方法，加强对档案的管理，努力提高办公室文秘人员自身的素质的提升，确保档案管理效率的提升。因此，分析办公室文秘人员在档案管理中的重要性，同时分析办公室文秘人员在档案管理中存在的问题，并提出相应的解决对策，具有一定的重要意义。
[关键词]文秘人员；档案管理；重要性
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）12-0075-01
档案是对各项工作的真实记录，其作为重要的凭证，不仅可以为查证历史提供重要的依据，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为档案管理人员，也需要对档案的重要性有一个深刻的认识，这样才能在具体的档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保档案管理水平的提升。
一、办公室文秘人员在档案管理中的重要性
做好档案管理工作，对资源开发起着重要的作用。这种作用主要档案具有凭证和参考的作用，所以在当前新时期，通过加强档案管理工作，可以有效的确保资源开发作用的实现。档案作为对历史的真实记录，具有一定的法律效用，其是自然形成的，与其他文献存在较大的不同之处，所以档案的记录具有客观性。同时档案的记录方式不仅包括当事人的亲笔手稿，而且还包括当事人的声音和形象文件，所以档案具有较强的真实性。通过档案的记当，可以更好的对实践活动的广度起到一定的反映作用，可以为人们对自然的认识和改造活动提供科学的历史依据。
文档工作离不开档案管理，办公室文秘人员的工作性质在实践中凸显出档案信息的重要性。办公室文秘人员必然涉及到很多上承下传的文件材料，这些文件要及时呈递给领导批阅，然后催办、归档，这样会直接影响到整个企业的工作效率。能够使企业更好的贯彻落实好上级领导部门的精神，为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平提供不断提高，有效促进经济效益。办公室文秘人员的优质服务对经济和社会建设都起着不可估量的作用。因此，办公室需要以基础文秘档案管理为起点，不断规范运作方法，有效推动办公室文秘人员工作规范有序的健康发展。因此，一个企业的办公室文秘人员档案工作凸显其重要作用，必须全面规范管理企业文秘方案的全过程。
二、办公室文秘人员在档案管理中的问题
（一）秘书工作与档案工作衔接存在脱节
在现实工作中，秘书工作与档案工作具有较强的联系，但又具有各自的特色，所以具有统一性的特点，但又在分工上各有不同之处。所以在现实工作中，这两者之间需要相互配合，这样就可形成一个分体式的管理体系，这种管理制度具有有效性和科学性，但也正是由于这种体制的存在，这也在一定程度上导致秘书工作与档案工作之间的距离不断拉大。再加之在实际工作中，办公室文秘人员档案意识较为淡薄，而档案人员对秘书工作也不了解，这就导致秘书工作和档案工作之间不能良好的衔接，存在脱节的情况，所以在两者的衔接主体上存在较多不规范的情况。
（二）单位擅自建档
为了单位的利益和招募人才，许多事业单位撇开被原单位扣档的情况，由人事部门重新为新进入单位的人员建立人事档案。虽然重新建档可以在人才引进上起到一定的作用，但是擅自扣档和建档形成了“一人多档”的现象。一个人的档案分散成多个板块，割断了档案的连续完整性，人事档案的真实性、全面性大打折扣，这种形式给单位的发展和管理都带来一些负面作用，应该提高打击力度，规范人力资源市场。另外，档案管理工作地位不高，对其重视度不够，特别是一些领导，通常都将档案管理工作做为次要工作，对其不够重视，觉得档案管理工作就是收集和整理下资料，再建个目录，把档案管理工作想像得较为简单。再加之文书档案工作不能不产生直接的经济效益，即使对其投入也很难在短时间内见到效果，所以在大多数单位中，对档案管理工作只要求做好保存工作即可。
（三）领导对档案管理工作缺乏重视
在各单位办公室工作中，档案管理工作地位不高，对其重视度不够，特别是一些领导，通常都将档案管理工作做为次要工作，对其不够重视，觉得档案管理工作就是收集和整理下资料，再建个目录，把档案管理工作想像得较为简单。再加之档案工作不能不产生直接的经济效益，即使对其投入也很难在短时间内见到效果，所以在大多数单位中，对档案管理工作只要求做好保存工作即可。
三、办公室文秘人员如何提高档案管理工作效率
（一）做好秘书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在秘书部门规范处理文件基础之上的。办公室文秘人员要有较强的档案意识，做好秘书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现秘书、档案工作一体化。这就要求办公室文秘人员要把好文件材料的质量关。
（二）建立健全档案制度，提高档案管理水平
档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性，是办公室文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。档案管理是一件繁琐、无头绪的工作，如果没有一定的管理制度来限定，就会无章可循，所以应该针对目前出现的一些问题，结合实际来制定和完善人事管理制度，满足现时的需要。对于引入的先进的计算机档案管理制度，严格规定对人事档案的归类、录入和转出，更好地阻止新建档案和留置档案等社会现象。另外，建立健全档案管理体制是新形势下对办公室文秘人员的必然要求，同时也是非常重要的管理手段和工作任务。
（三）做好档案管理的基础工作
收集、鉴定、保管、统计工作是档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。
四、结语
总之，随着我国事业单位岗位管理制度的发展，档案管理制度也出现很多问题，档案管理工作是各个单位都不可缺少的工作要素，除了切实的提高档案管理人员的综合素质外，还要加强档案管理工作与现代化管理手段及信息技术相融合，实现科学化档案管理，从而有效的提高档案管理的工作效率。
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作者简介 姜雨昊 1982年12月 女 汉族 山东威海 大学本科 助理馆员 山东省青岛市城阳区卫生和计划生育局综合监督执法局。
