做好办公室工作管理的技巧

刘魁创

[摘 要]在一个企业里，办公室不仅起着承上启下的作用，是领导与员工之间的纽带，而且还是企业协调运转的中枢部门，是企业的信息中心、服务中心和参谋中心。因此，企业做好办公室文秘工作对企业有着至关重要的作用。本文基于新时期对企业办公室文秘工作的新的工作职责和要求，提出几点关于新时期如何做好企业办公室文秘工作的思考。

[关键词]办公室；文秘工作；重要性；现状；措施

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）19-0281-01

一、企业文秘工作的重要性

1.为领导工作做铺垫

秘书工作中很多事务都是为领导工作作铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，秘书的会前筹备，会中服务，会后整理工作；领导出差，秘书的出差事务准备工作；领导批阅文件前，秘书的文件处理拟办工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，影响领导工作的进程及其效率和效果。

2、对领导工作拓展伸延

领导工作的拓展与伸延，具体表现在，领导作出决策以后，秘书要草拟决策文件，将领导决策内容用文字准确表达，制成文件，下发各单位；文件发布后，收集反馈，协助领导把握执行动态、反映及效果；领导召开的会议结束后，秘书要做会议文件的立卷归档工作，会后的落实、催办工作；领导出差以后，秘书要整理领导带回的有关材料，办理后续事务等。对领导工作拓展伸延，要以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按照要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。

二、办公室文秘工作的职责和要求

办公室文秘工作的主要职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、撰写公文文书、文件管理、传达信息、会议组织以及协助主任做好办公室日常工作。文秘工作的这些职责决定了办公室文秘工作人员必须具备各种素质，现在企业对从事办公室文秘工作者的素质要求愈来愈高，要求从事办公室文秘工作者具备扎实的文字功底、敏锐的政治头脑、刻苦的学习态度、较强的交际能力、熟练的协调技术、良好的心理承受能力以及较强的职业道德和责任心。这样，可以看出企业对文秘工作者的要求是很高的，这正反映出了办公室文秘工作在现代企业中有着越来越重要的作用。

三、当前企业办公室文秘工作存在的问题

1、办公室事务过于繁杂，影响文秘工作

以大多数基层办公室来说，是一个综合性办公室，集合了办文、办会、人事劳资、后勤服务等职责，几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，存在信息报送不及时、上下渠道不够畅通等问题，难以真正起到参谋助手作用。

2、办公室文秘人员少，工作负担重、质量低

近年来，企业单位文秘人员短缺已成为一个不争的事实，并已影响了工作的正常开展。目前，大多数企业办公室主要从事文秘工作的人员只有一人，其中的辛苦只有干过的人才会明白，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，可以说是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻与辣”。

3、文秘人员素质偏低，跟不上企业的工作要求

由于行业特点等各方面的原因，企业办公室文秘人员的素质已不能适应新形势下的要求。首先是是文秘专业知识欠缺。现在大多基层办公室的文秘人员多半是半路出身，没有系统学过文秘专业知识，虽然有些企业近年来也招聘了一些文秘专业人员，但一方面人数太少，不能满足工作需要，另一方面文秘的成长本身需要一个过程，很难立即成为行家里手。其次是知识更新过慢。文秘人员出外机会较少，培训机会更少，知识更新慢，前沿东西掌握的少，大大限制了文秘人员自身素质的提高。

4、信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好

客观上由于办公室事务多，没有时间，但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视，没有认识到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，基本情况了解不多，加之个人素质能力，导致信息调研工作跟不上新形势下工作的需求，不能很好地为领导决策提供参考依据。

四、新时期如何做好办公室文秘工作的措施

1、科学调整职能定位，加强文秘工作的组织建设

现在经济竞争日趋激烈，企业对文秘工作的要求也越来越高，企业员工特别是有些领导者应该改变传统的对文秘工作的看法，不应该认为文秘工作只是在企业办公室打打杂或者帮助领导处理一些简单的日常事务的工作，应该把办公室文秘工作提到一个非常新的高度，充分认识到办公室文秘工作对企业发展有着非常重要的作用。企业领导者应该充分相信和利用办公室文秘工作人员，不必事必躬亲，把一些繁琐、具体的事务都可以交给办公室文秘去做，领导自己主要抓大事、抓全局，这样不仅可以提高自身的工作效率和质量，同时还有利于促进办公室文秘工作人员综合素质的提高。

2、细致规范，做好文秘服务工作

我们都知道细节决定成败，但恰恰文秘工作又是一个细致的工作，这就要求了办公室文秘工作要做到细致规范，从细小的事情抓起，坚持严谨细致。如在安排会议活动时，办公室文秘工作人员可以结合自己单位的实际来制定出详细的会议安排方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作计划。只有办公室文秘工作人员细致规范，才能做好办公室文秘服务工作，保证文秘工作不会出错，从而保证办公室和领导日常工作的顺利有序的进行。

3、转变作风，改进方法，不断提高办事效率

3.1 乐于奉献，扎扎实实做好本职工作

办公室工作就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。必须将任劳任怨作为修身养性的根本，在工作中不断充实和完善自己，使自己的全部聪明才智得以充分发挥。

3.2 理清思路，有条不紊的做好本职工作

办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱，但越在这时我们越不能乱，我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排；同时，要不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，而无时间抓信息工作和调研工作。

3.3 严以律己，树立良好的公众形象

办公室工作接触面广，其性质较为复杂，要低调做人，低调干事，要严格遵守工作纪律，在工作中谦虚谨慎，一丝不苟，要正确认识和对待组织、自己和他人，这样才能真正协调好各科室的关系，有利于各项工作的开展。

3.4 文秘工作要积极主动服务

办公室是一个企业各种生产和经营活动政策落实的参谋部和服务部，上为领导服务，下为企业员工服务，中间位企业各部门和车间服务。在某种程度上说，一个企业办公室文秘的工作服务水平直接关系到企业生产和经营活动水平。因此，办公室文秘工作人员要充分发挥文秘工作的作用，积极为企业服务，当好企业领导的参谋助手，积极的为企业领导提供促进企业发展的建议和意见。

3.5 加强学习，不断提高自身素质

当今企业之间竞争日益激烈，现在企业对从事办公室文秘工作者的素质要求愈来愈高。办公室文秘工作人员要想做好工作办公室文秘就必须不断的学习新的科学文化知识，不断的充实自己，这样才能跟上文秘工作发展的步伐，适应文秘工作不断增加的新要求。同时办公室文秘工作人员不仅要学习科学文化知识，还要树立正确的世界观、人生观、价值观。

五、总结

总之，在企业里，办公室文秘工作有着重要的地位和作用，企业做好办公室文秘工作，不仅可以协调好员工与领导、部门与部门的关系，还能促进企业发展。使企业在激烈的竞争中立于不败之地。