[摘  要]随着信息技术不断演进，电子档案正在以惊人的速度激增并终将取代传统纸质档案，解放人类的劳动。高校有效保管教学管理中需要长期甚至永久保存电子学籍档案的任务已经显得十分迫切，探索电子档案法律效力，成为法律上认可的证据，是本文重要的研究内容。

[关键词]电子学籍档案;保全认证;信息技术

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）23-0332-01

一、电子学籍档案的特性

学籍档案电子化管理系统模式是通过采用现代化信息技术快速而又高效的完成学籍档案收集、分类、存储、统计以及查阅等环节，从而实现学籍档案管理全程的自动化[1]。电子学籍档案拥有以下一些不同于纸质档案的特性：1.信息载体的变化。传统的学籍档案都是纸质的，档案形成依赖人工的立卷、装订、上架，工作效率低，使用起来查找不便，难以发挥其作用。学籍档案电子化后，改变了信息的载体，以电子数据格式等形式存储于服务器或者磁盘，查找方便，检索快速，并且便于保存。2.信息和载体的可分离性。同纸质学籍档案相比，电子学籍档案的显著特点就是其内容和载体的是可以分离的，我们可以通过技术手段将电子学籍档案无限次数的分享给不同的用户使用。这样虽然能够极大的方便使用者减少获取档案的时空成本，但是原始信息有容易被修改、破坏的风险。3.技术依赖性。电子学籍档案的利用依赖一定的电子设备，因为电子学籍是以计算机可识别的一定的文件形式来进行保存和利用的。所以，一旦获取了电子原文件，还需要利用设备来还原电子学籍信息[2]。

二、电子学籍档案在利用过程中的问题

随着教学管理信息化的推进，各高校普遍建成自己的教务管理系统，用于排课与选课、教学与实践、招生与学籍、考试与成绩等教务管理领域。系统的广泛使用极大提高了教务管理的信息化水平，解放了繁杂的手工劳动，提高了教务工作效率。但是，教务管理系统海量数据如何有效转化为规范的电子教学档案却显得十分滞后。很少有高校开展电子教学档案的归档工作，包括需要长期甚至永久保管的学生学籍档案的电子档也没有归档，教务管理电子档案的安全隐患巨大。部分高校已开始借助教务管理系统进行电子学籍管理，但远远未上升到电子学籍档案管理层面。分析其原因，主要有以下两个方面：1.教务管理系统电子数据如何有效同档案资源管理系统进行对接，同时确保教务管理系统与档案管理系统数据的真实性（收到的文件与上传的文件相比数据是否被修改过）、完整性（是否在传输过程中丢失）和有效性（是否与上传的文件是同一文件）未得到有效解决;2.当前电子档案法律效率未得到真正认可，保管电子档案必须同时保存纸质档案，实行“双套制”管理，不少单位认为多一事不如少一事，没有推进保管电子档案的动力。3.在教学管理过程中，教学档案意识薄弱，误以为借助系统进行电子学籍管理，就能够确保电子学籍的安全和有效。

然而，随着信息技术不断演进，电子档案正在以惊人的速度激增并终将取代传统纸质档案，解放人类的劳动。高校有效保管教学管理中需要长期甚至永久保存电子学籍档案的任务已经显得十分迫切，探索电子档案法律效力，成为法律上认可的证据，更是一直以来都是档案界、法律界和软件行业共同努力研究的课题。

三、利用电子证据保全解决电子学籍档案法律效力问题

所谓电子证据保全即是指对以电子形式存在的，能够作为证据证明有关事实的一切材料及其派生物的固定和保护制度。充分利用理论和技术相结合的办法来解决电子学籍档案利用过程中的法律效力问题：理论上采用电子证据保全的方法，重庆邮电大学数字档案系统所提供的远程异地电子档案利用依托于重庆邮电大学法学院建成的电子保全认证中心。该中心已获中央与地方共建项目400万元资助，建成了集电子数据收集、分析、取证和保全功能于一体的电子保全认证系统，该系统能够有效、安全的对各种形式的电子文件进行保全认证，并且于重庆市各级法院以及北京部分法院进行试点，其司法有效性得到了验证;该系统作为具有公信力和权威性的第三方为数字档案的法律效力提供了真实的，可靠的理论保障。在技术上采用数字摘要技术，也称作安全Hash编码法。应用单向Hash函数对文件中若干重要元素进行某种变换运算得到固定长度的摘要码，并在传输信息时将之加入文件一同发送给接收方，接收方收到文件后，用相同的方法进行变换运算，若得到的结果与发送来的摘要码相同，则可断定文件未被篡改，反之亦然，它可以产生信息的数字“指纹”，以确保数据信息未被修改或变化，保证信息的完整性不被破坏[3]。

具体的流程如下：将电子学籍档案传送予保全认证系统。保全系统主动抓取用户电子档案信息特征的Hash值，应用混沌分组密码对电子文件进行保密，采用分片Hashing技术保证电子文件的完整性，利用数字签名标准DSS防止通信双方相互欺骗或抵赖，通过算法的运算，保证证据的原生态。然后由保全系统反馈给档案系统经过运算加密后的、保存用户信息特征的电子戳文件。最后再由档案系统将经过加密的电子档案原文传送给用户使用。经过保全认证的电子档案，在使用的过程中完全可以等同于纸质档案加盖公章的效力。

电子学籍档案远程异地利用平台，为用户提供远程异地信息服务，既提升了档案资源管理系统的服务层次，方便用户使用，又利用第三方权威机构提供的电子证据保全对电子文件、数字档案的法律效力进行保障，让用户摆脱纸质文件的束缚，可以利用方便、实时的电子文件、数字档案，同时确保了数字档案的真实性、完整性、有效性并同时赋予其法律效力。

参考文献：

[1] 唐风华.学籍档案电子化管理系统的优劣性[J].陕西档案，2015，（6）：37

[2] 梅琼.高校学籍电子档案的特点及其管理 [J].科技创新导报，2010，（19）：200

[3] 胡丹，高永青.利用电子证据保全 探索数字档案法律效力[J].兰台世界，2014，（6）：27-28

基金项目

★本文为重庆邮电大学社会科学基金项目《高校电子学籍档案法律效力研究》部分研究成果，课题编号为K2014-124。

★作者胡丹为重庆邮电大学档案馆馆员、管理学硕士。李远菊为重庆邮电大学马克思主义学院在读硕士研究生。