夏梦++凃志恒

[摘  要]在信息化发展迅猛的时代，社会档案信息资源的需求也就越发强烈，这是时代发展的需要，也是电力企业发展的必备条件。电力系统专业档案馆是一个利用社会分工中集中社会职能活动形成的档案场所，是面向公众服务的，永久保管的基地中心。在经济社会发展的社会，电力企业档案馆如何进一步完善，为大众提供更加专业的信息和服务成为了电力企业档案界关注的焦点。

[关键词]电力系统;档案馆;建设与完善

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）27-0358-01

0. 引言

电力企业档案馆是一种全新的档案形式，是电力企业在社会主义现代化建设发展所必经之路。它的生存和发展离不开现代化技术。电力档案馆必须要通过信息技术，将传统档案馆馆藏的文字、声音、图像等进行数字化，并对这些信息进行存储、传输和处理，为用户提供便捷的服务。电力企业档案馆建设，将会积极主动推进企业档案现代化管理工作的稳步发展，为公司的生产、经营、管理工作提供更为便捷的档案信息服务。

1. 建设背景

落后的档案管理方式是基于纸质为媒介的档案记录，检索手段还基于手工阶段，随着科学技术不断进步和发展，传统的档案管理方式已经逐步被淘汰。现代化信息化时代，档案管理已经实现了无纸化办公，档案信息化迅速向数字化发展，相较于传统的纸质档案管理方式，其提高了档案检索的效率，并且节约了资源。电子档案的利用相较于传统的纸质档案使用也更加便捷，减轻了纸质档案的磨损和破坏等，比纸质档案更易保存和查阅。

于2005年，国家电网公司档案工作会议对“十一五”期间的档案信息化工作从档案收集渠道和数字化率方面提出了量化工作任务，建立企业数字档案馆己成为所有电力企业管理者和档案工作人员的共同愿望。

就目前形式而言，影响方案工作质量、规模、效益、管理方式的因素来自各个方面。如市场经济条件下资源配置方式、市场监督和引导、还受到了资费、人才、设备等各个方面的制约。如何建立一个适应社会主义市场经济的电力档案管理体制，还需要创新和改革，来适应竞争激烈，发展迅速的经济社会，只有建设出如此的电力档案，才能有利于档案工作的顺利进行，有利于档案工作自身发展，促进电力企业做好档案管理工作。

2. 电力企业档案馆建设分析

2.1 企业档案馆建设所需条件

为了保存企业档案，就必须要建设档案馆。电力企业若是要建设属于自己的档案馆，则需要具备如下条件：

①电力企业档案馆是基于企业信息化发展的需要，是企业建设信息化和系统集成化的需要。

②电力企业内部档案管理必须要有一定的信息化硬件设备，拥有一套符合企业发展的档案管理软件。

2.2 电力企业档案馆所需完成的责任和使命

①电力企业需要制定一套标准化和规范化的制度：遵守国际、国家和行业的标准，是企业长久稳定合法发展的强力后盾。

②电力企业需要进行数字信息资源建设：信息化时代必须要建立一套良好的信息资源整合系统，用于档案信息资源采集、组织和利用。

③电力企业需要进行系统网络环境的开发和建设：满足档案信息化管理要求，来保证档案馆长期真实的保存。

2.3 电力企业档案馆建设注意事项

首先电力企业信息化档案馆建设已经不再是传统的纸质档案形式，档案信息化只是电力企业信息化的一部分，并不是一个独立的元素。第二，电力企业档案管信息化，需要投入大量的人力物力，没有一个可以完全的模式可以套用，由于每一个电力企业都有各自的运作模式和企业管理方式，建设电力企业信息化档案馆需要摸着石头过河，找寻一个属于合适自己企业运作方式的档案管理模式。第三，电力企业信息化档案馆建设需要符合国际、国家、行业的标准，必须要立足于行业标准来进行档案馆建设。

3. 电力企业信息化档案馆功能实现

3.1 收集功能

电力企业档案馆必须要有自动收集以及批量接受设计过程中产生的各种电子文件，对传统载体的档案数字化转化和采集功能要具备集成化管理。在线和投机情况下能够设计生产过程中产生的各种电子文件。根据实际情况以及各项业务要求，完成文件的接受机制，并且能够保证数字档案的真实性和完整性，使得档案在今后的检索和使用当中，具有实用性。除此之外，系统还要能够满足在线接收等要求，能够批量的导入和导出数据。

3.2 管理功能

电力企业信息化档案管理系统需要对文件来进行分门别类的整理，建设一定的编码规则，能够对数字进行分析和整理并储存到系统中。对档案信息进行整理、分类、加工、目录、全文挂接、鉴定、检索、统计等操作，使得信息变得规律化和程序化，能够对其进行有效的控制。系统还能进行不同类别的检索，如分类检索，关键词检索。片段检错等，能够快速的显示各位文档和信息资料，满足各类文档的统计功能，能进行报表制作等统计工作。

3.3 保存功能

电力企业信息化档案管理系统的储存功能是最为基本的要求，其储存格式采用开放式和主流格式进行存储，定期饿能够定期对载体和软件环境进行测试，发现问题并及时解决问题。能对系统中的文件长期稳定的存储，实现对信息化档案的长久保存。

3.4 利用功能

电力企业档案管理系统需要根据档案的信息利用和网络条件来建立相应的利用窗口，实现档案信息的查询、发布、开发、交流、统计等功能。能够运用各种技术和检测方式对档案馆资料进行有效利用。

4.经验总结

4.1 规范管理是基础。

档案信息化是必须要坚持集中建设，有序进行的原则，进行规范化管理。需要成立相应的项目管理组织，安排专人来进行项目建设管理工作。要设立统一的业务标准，必须要电力公司集中部署，各个组织单位来分布实施。人力物力需要集中安排，避免投入和收获不成正比。

4.2 建立和完善工作制度和标准。

一套有效的工作制度和技术标准，是纸质化档案转化为信息化数字化档案的必要条件。如电子文件归档制度，电子档案管理制度，电子文件格式标准等等，一套完善健全的信息管理制度，是保障信息化档案馆工作顺利开展的前提。

4.3 档案信息系统推广应用工作需要拓宽

档案信息系统主要石油档案管理、提供利用、全文检索、权限设置等模块组成，需要完成从业务信息到档案信息系统数据转换，自动组合、编码等，需要对信息化档案馆进行推广传播，深化信息系统的应用，使得档案馆的信息化被大众接受。

4.4 做好安全和保密性

电力企业任何资料都具有私密性，涉及到企业的关键数据和行业机密，必须要从各个方面出发，保证档案信息的安全性，确保电子档案的真实性和可信性，杜绝一切安全隐患，严格把守安全审查关。

5.文章小结

总而言之，电力企业档案馆建设工作迫在眉睫，应该引起电力企业的广泛重视。唯有做好档案建设工作，才能提高档案典藏质量，才能有利于档案信息化管理工作更快更好的开展，可以更好的促进电力档案馆的建设与快速发展。

参考文献

[1] 王芳.数字档案馆学[M].北京：中国人民大学出版社，2010.

[2] 安徽省电力公司数字档案馆建设项目技术报告[Z]合肥：安徽省电力公司，2010.

[3] 安徽省电力公司档案信息化建设项目规划[Z].合肥：安徽省电力公司，2008.