山东省机关单位档案工作科学化管理测评细则 解读.ppt

刘晨曦++张薇

[摘 要]在档案工作中，科学地提高管理水平有利于机关朝着现代化方向发展，提升国家的经济实力，使社会更快地向现代化、信息化、智能化方向发展，这也对新时期的机关档案管理工作提出了更高的要求。

[关键词]机关档案科学化管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0336-01

一、档案管理概述

档案管理是按照一定原则将各种独立存在的档案要素结合在一起，对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号及基本编目，使之有序化。档案管理是整个档案业务工作的基础环节，对档案工作的很多方面都具有重要影响。其涉及内容包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等等，各项工作之间环环相扣、互为依存且缺一不可。这就要求进行档案管理工作时必须保持认真严谨。档案管理的状态直接决定着档案存在的状态，科学的档案管理，能够将档案构成严谨合理的有序体系，并且能够顺利高效地运作和传输大量信息；反之，松散混乱水平低下的档案管理，则会使档案工作处于无序状态，使档案信息无法发挥其最大价值。因此，提升档案管理的科学化对于档案的管理工作具有着一定的重要意义。

二、档案管理科学化的重要意义

档案室是机关事业单位统一保管和组织利用本机关档案的内部组织机构，机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要保障，是还原机关历史真实面貌的基础依据。为了最大限度的开发档案的利用价值，更好地为机关的各项工作提供服务，不断改革档案管理模式，不断提高档案管理科学化水平成为档案工作的重中之重。

1、新时期的发展对档案工作提出新要求。

近年来随着国家政治经济体制改革及社会主义建设的发展，档案工作管理科学化不仅是落实科学发展观的重要内容，同时也是创新档案工作的重要要求。

2、档案管理科学化是推进国家档案工作全面信息化发展的要求。

信息化已经广泛应用在日常工作的各个方面，使社会生活的节奏愈加快捷简便。传统的档案管理方式已经不能满足当前信息化普及下对档案组织利用的需求，因此开辟创新档案管理工作新路径，不断推进档案管理科学化的进程，逐步实现档案管理电子化、系统化、规范化，才能让档案管理工作适应现代社会信息化的发展。

3、档案管理科学化有利于促进档案工作健康良好发展。

当前日常档案管理工作会出现一些困难，比如档案资料多，档案种类多，在财务管理、计划统计、党政工团工等档案整理工作难度加大，难以有效的科学分类和传输，让档案管理工作的进行耗费了更多的人力物力。因此档案管理工作的科学化能有效促进档案管理工作健康良好的发展。

4、檔案管理科学化能促进文化水平的提高（？这一项在这里前言不搭后语并没有与档案管理工作有实质性的联系，麻烦这一项做一下全面修改。）

在文化建设中，档案管理工作是一项非常重要的工作，档案的形式非常多，档案资料的内容也相当丰富，涉及到的内容涵盖范围相当广，涵盖了社会政治、经济等内容，体现了我国优秀的传统文化。而这些被记录的历史文化也能为未来指引方向，起到参考、对比作用，具有超高的可靠性和指导性。因此，提高档案管理的科学化水平能促进我国文化水平的提高，有效提升档案资料使用率，使之实现它最大的价值。

三、机关档案管理中存在的问题

1、机关档案收集不全面。机关档案的收集对象比较广泛，机关在工作过程中形成的各类档案都是收集的对象。而在实际执行的过程中档案的收集具有一定的难度，机关部门工作交叉环节复杂且各部门配合协作繁多，各处形成的具有查考价值的档案资料存在比较分散难以汇总，加之个别部门管理人员、工作人员对档案工作不够重视，因而使档案文件资料收集工作顺利开展受到影响。档案收集不全面，为后续各项工作的开展带来很大的难度，在这方面还需要进一步加强管理与督促。

2、机关档案整理不规范。档案整理是机关档案管理中重要的环节，只有确保档案整理的规范性，才能够为档案的高效利用提供有利的保证。而档案整理工作量繁重，工作对象繁多，工作过程繁琐，所以需要非常的认真细致。但由于个别部门管理人员、工作人员重视程度不高以及综合素质参差不齐，导致部分档案整理不规范，出现分类不清、资料不全、编目不明等现象，直接影响到机关档案质量。

3、机关档案电子化推行力度不够。在现今社会科学技术飞速发展的形势下，档案电子化建设已逐步在很多机关中推行实施，并且取得了良好的效果。但仍存在电子化程度不深，涉及面较窄，多数为近些年形成的较新文书档案资料，而年代久远的文书档案及科技档案等重新录入、扫描不全面，且工作量过大人员不足等问题。还没能从真正意义上发挥出档案电子化的优势作用。

4、机关档案管理工作人员青黄不接、专业素质参差不齐。机关档案管理工作人员是机关档案管理工作的直接执行者，其自身的专业素质直接影响到机关档案管理工作的水平。由于机关档案管理工作本身较为枯燥且需要更加严谨细致，属于默默奉献的幕后岗位，加之个别机关单位对档案工作重视程度不够，致使档案管理部门难以有新血液融入。以至于出现档案管理工作人员青黄不接、专业知识培训跟不上、专业素质参差不齐，乃至无法设立专职的档案管理人员的现象，这严重影响到机关档案管理工作的质量，甚至影响到档案资料的组织利用。

四、提升机关档案工作科学化发展的思考

1、建立健全机关单位内部档案管理规章制度。在加强宣传宣讲国家《档案法》《机关档案业务建设规范》等与机关档案业务建设息息相关的法律法规的同时，结合本机关本单位的实际情况及工作范畴，制定适用实用的档案管理工作规章制度，强制强化档案意识的培养。真正做到档案管理有法可依、有规可循、有纲可据。

2、加强基础设施建设，保障档案环境安全。档案室安全是机关档案安全工作的基本保障。一要实现机关档案室、阅览室、办公室“三分开”；二要充分考虑防震、防火、防盗、防水、防污染等环境因素，在设计上尽量减少强光、尘土、高温高湿、有害气体等对档案的危害，并做到防虫、防鼠等。三要对档案室进行经常性的检查，若发现档案安全防护设备、设施等运行情况出现异常，应及时处理，排除安全隐患。

3、构建科学合理的档案管理机制。建立健全档案管理标准化体系，合理优化档案管理工作流程，规范档案信息化建设，建立长效机制，加强档案质量管理体系建设，保障档案的及时完整收集，保管，定期向档案机构、档案人员移交档案，提出时限和质量要求，确保档案完整齐全归档，确保提供有效的利用。

4、科学利用信息化、电子化手段。在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索快等优势大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式，将归档纸质文件和归档电子文件两者编为一致的档号和著录信息利于查阅和管理，并做好数据备份工作。同时为了保障档案管理工作的安全，还要加强档案网络安全管理。按照国家和地方的整体要求，建设完善的档案网络系统，优化网络结构，提高网络性能，确保网络安全运行。

5、加强高素质、复合型人才队伍建设。目前，很多政府机关单位专业化人才比较缺乏。因此，必须要培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的一专多能复合型人才队伍。一是调整档案管理工作人员的知识结构，全面系统地掌握档案专业知识和科学管理知识；二是要注重档案管理工作人员的能力培养，自主学习新的技能和理论，具有适应现代化科技的能力；三要引进相关技术人才，加快人才的进步和素质的提升，以此来提高整体工作水平。

结语

由于信息化社会需求，档案管理科学化、信息化越来越有必要，在实际中发挥的作用也不可小看，也越来越多的人开始关注这类问题，也越来越多的人重视档案管理的进程。加强档案管理的科学进程，实际就是利用理论进行档案管理，科学地完善整改档案管理的规章制度，以至于加快档案工作中的信息化、科学化，最后达到最好的档案管理。

参考文献

[1] 邹红梅，邹英厚.谈如何做到档案管理规范化、科学化、现代化[J].才智，2011（36）.

[2] 温小霞.浅议提高档案管理科学化水平的对策[J].现代阅读（教育版），2012（12）.