分析医院人事档案管理信息化建设的理由

张靖唯

[摘 要]随着信息技术发展，人事档案管理出现信息化的趋势。在新形势下，需要将纸质档案逐步转变为电子化文档，并共享档案资源，提高档案资源的利用率，进一步挖掘档案资源的价值。为此，需要对人事档案进行信息化管理，本文首先阐述人事档案管理信息化建设的意义，然后分析人事档案管理信息化建设的内容，最后提出具体措施，为人事档案信息化建设提供参考依据。

[关键词]人事档案；档案管理；信息化建设

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0327-01

1 导言

人事档案的信息化管理是当前我国企业人事档案管理工作的主流发展方向，人事档案信息化建设是我国档案管理改革的基本要求，也是经济社会发展的客观需要。

2 人事档案管理信息化建设的重要意义

随着经济的发展，科学技术的进步，信息化成为社会发展的趋势，同时为现代管理指明方向，对此，人事档案管理信息化将会成为社会发展的主流。人事档案管理信息化建设的重要意义主要表现为：

2.1 符合时代发展要求

国家档案局早在2002年11月制定实施的《全国档案信息化建设实施纲要》中，明确指出了档案信息化建设的目标和任务。由此可见，加快人事档案信息化管理，一方面可以适应国家信息化建设的要求，另一方面可以完善人事档案管理，提高人事部门的工作效率。

2.2 共享人事档案信息资源

随着信息技术的发展，信息逐渐成为一种重要战略资源，已经受到社会的高度关注。通过加强档案管理信息化建设，在一定程度上加快档案资源数字化管理的进程，推动档案事业的持续发展。

3 人事档案管理信息化建设的主要内容

当前，我国人事档案信息化建设还不成熟，完全意义上的档案信息化管理仍未实现，因此，我们需要不断改变传统的人事档案管理模式，积极推进信息化建设的进程，开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式，向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变，有效推进档案信息网络化和数字化变革，将服务社会作为人事档案管理的重心，提升服务思想，逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率，为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲，其内容主要包括下列几个方面：

3.1 变更传统的档案储存模式。在人事档案管理过程中，我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用，将档案信息进行网络化和数字化处理，为后续的提取和保管提供方便。

人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息，对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义，发挥着关键性的参考和证据作用。

3.2 构建人事档案目录数据库。从时间上来说，人事信息档案的管理是一个漫长的过程，一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年，甚至时间更久，特别是对于那些身份比较特殊的人来说，他们的信息具有一定程度的史料作用，对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大，传统的纸质版信息档案，需要占用相当大的数量和空间，给档案的查阅和管理带来了很大的难度，这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设，加大建设力度，用先进的电子化档案取代传统的纸质档案，以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。

3.3 人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用，信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响，主要表现为：第一，服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用，做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件，档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享，将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观，在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二，可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式，尽管具有一定的优点，但是弊端也同样非常明显，例如，纸质版的档案使得档案转递相对困难，数据库资源和档案信息内容具有延时性，档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力，数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后，档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解，一旦发现误差或者错误，便可以及时地提出建议，进而让人事档案更为完整、丰富和准确。

4 人事档案管理信息化建设的具体措施

4.1 构建人事档案信息数据库

关于从事人事档案管理作业的部门来说，在人事档案管理信息化建造的过程中，需求对基础设施加大建造力度，在档案办理部门活跃推行、普及计算机、网络常识，最大极限地进步档案办理的信息化水平。在展开人事档案办理信息化建造作业时，需求对计算机、网络等现代技能进行充沛的利用，活跃建造档案目录数据库、多媒体数据库等，进而最大极限地推进人事档案数字化进程。

4.2 拟定规章制度，保护人事档案

在组织展开人事档案信息化建造作业时，需求从行政立法的视点，建立健全规章制度，凭借奖惩机制保证档案信息化建造的顺利进行，一起不断推进档案信息化法制建造进程。在组织展开人事档案信息化建造作业时，需求集中力量制定档案信息化规范体系，并对其进行宣扬，一起人事档案办理部门需求对档案办理体系加大办理力度，为了保证档案数据信息的安全性需求组织专人进行保管，并对人事档案的电子文档进行监督和辅导，保证电子文档的真实性、有效性和完整性。别的，对档案管理人员加大安全训练力度，经过定时、不定时的方式对档案办理人员进行安全教育训练，协助其建立安全意识，防止发生泄密、失密等景象。

4.3 培育高素质的人事档案管理部队

每一位档案管理作业人员来说，档案办理的信息化建造需求具备较高的事务水平，因而，档案办理人员需求加强专业常识学习，不断丰富本身的专业常识，一起活跃学习与人事档案办理有关的常识，一起活跃将现代化技能应用到档案办理作业中，使自个变成一个既懂档案管理事务，又懂计算机的档案办理人员。别的，需求对档案观念理人员加强思维政治教育，协助他们进步本身的政治觉悟水平，强化其责任心。

在展开人事档案管理作业的过程中，经过信息化建造能够进步人事信息管理水平，在必定程度上能够不断进步人才信息的社会服务质量。人事档案信息化建造是一项杂乱的使命，在新的前史方式下，需求档案管理人员正确看待年代环境，凭借现代信息技能对人事档案施行信息化管理，进步档案管理水平。

结束语

随着经济社会的发展和科技水平的提升，社会企业对人才的要求和需求越来越高，作为重要的人事信息承载载体，人事档案管理的作用变得越来越大。当前，随着经济社会转型的持续加快，社会对人才的发现和管理显得尤为重要，同时，社会企事业单位人才的流动性也大幅提升，这都对人事档案管理提出了更好和更新的要求，因此，强化档案管理信息化建设，已成为我国人事档案管理工作的一个重要发展途径和趋势。

参考文献

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