董小莉

[摘 要]随着社会经济的不断发展，我国一些基层单位的档案材料管理基本内容及工作方式等也亟待得到相应革新，但许多基层单位档案管理人员依然采用传统的管理方式以及管理理念，这样，非但不能很好的与目前单位基建档案资料管理工作的具體需要相适应，对基建档案管理工作带来了较大的不便，面且也对基建档案管理工作提出了新的挑战与要求。本文主要根据我国相关基层单位在基建档案资料的归档、收集以及整理工作加以分析，与实际相结合给出相应的整改措施，从而提升基层单位基建档案管理的工作效率。

[关键词]基层单位；基建档案；收集；整理；归档

中图分类号：G211 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0337-01

一.基建档案资料在基层单位的收集、整理和归档中存在的基本问题

在具体的工作中，有关部门在对基建档案资料进行归档以及移交时，常常会出现以下几个方面的问题。

首先，所归档的材料存在脏乱差的现象，一些重要的图纸、文件上的颜色也褪掉了，有些十分杂乱、有些被污损，而有的更是被随意的涂写。对于有些材料中其书写规范性不够标准，笔、纸也不规范，许多用的都是复印件、圆珠笔、复写纸以及铅笔来书写。

其次，基建档案材料的收集欠缺真实、齐全以及系统性。同时，对材料进行移交时，不按照规定的时间进行，当项目竣工之后，各个科室或个人为了让自己更加方便地对资料进行查找以及使用，常常不会主动且及时地移交资料，这也将导致资料在使用时发生损坏、丢失以及外流等相关情况。如：有一单位七、八十年代房屋建设的工程图纸等资料就一直留存在一位多年从事基本建设工作的老同志手里，现在要进行房屋改造需要用到图纸，只能从这位人称“活地图”的老同志处获取。这些情况不只是对后期的归档工作带来了一定的困难，同时，对于档案的利用价值以及质量带来了较大的影响，最终造成相应的损失。形成这些状况的基本原因在于基建档案资料管理的基本体制还不够完善，相关领导人员对于内涵管理不够重视，仅关注工程建设。

此外，在基层单位中还欠缺相关的管理知识培训，为此，就算制定了完整的制度，对基建项目在基层单位中的归档要求以及范围明确到位了，也无法使其得到良好的执行以及贯彻。

二.解决基建档案资料在基层单位的收集、整理和归档的具体方法

对于当前基建档案资料在基层单位的收集、整理和归档中所存在的问题我们还必须采取相应的方式对其加以解决，可以根据经济或者行政手段来失去建设单位以及施工单位一起将此项工作做到位。

（一）提升基层单位管理人员的档案意识

首先，必须加强相关领导对档案管理重要性的认识，这能让基建档案工作获得领导更多的关心、支持以及重视。其次，必须加强档案管理人员的业务素质培养，提高其对档案工作重要性的认识，增强责任心和敏感度。同时，超前把控好重要的归档资料，必须发挥基建工作人员的作用，提升其在档案形成过程中的资料收集意识，掌握基建工作的具体过程，强化对于各阶段的基本管理，根据相关要求对每一环节的原始资料给予及时的保管、收集以及整理，以此来确保归档资料的真实性、完整性、可靠性以及齐全性，方便以后档案工作的利用与开展。

（二）完善基建档案资料的收集工作

基层单位内，基建档案材料的收集工作能否有效且持续的展开，这一般取决于基层单位档案管理人员以及基建技术工作人员的互相配合，首先，基层单位管理人员在具体的基建工程建设中的任何一个环节完成后，必须根据有关的规定对此过程产生的相关文件资料进行筛选、整理以及鉴定，并及时上报给本部位的管理部门。其次，为了保证基建档案资料处于完整状态，确保单位档案管理工作的具体要求与基建档案整理归档工作相一致，基层单位的具体档案管理部门还需要选择合理且科学的方式加以管理，比如制定技术管理制度，通过这种技术管理方式来帮助单位的相关工作人员完善各项基建资料的积累、形成以及整理工作。对相关基建文件资料加以检查与清点，与此同时，还要对容易遗留的零星文件进行收集追补。通常来说，基建工程项目的具体周期比较长，为此，对其档案情节分段收集与整理是必不可少的，收集档案的基础在于对材料文件的积累。由于文件在形成的过程需要较长的时间，而且基建工程展开作业的地点（位置？？考虑下）一般都比较复杂，如果不把平常的积累做到位，那么，将会非常容易丢失相关档案材料，这对于之后基建档案资料的利用与开发带来不可预测的不良影响。所以，在开展基建档案收集工作时必须完全掌握工程的基本建设进度，加强材料的日常积累，确保材料收集的质量。

（三）完善基建档案资料的整理工作

基建资料在基层单位中，其数量较大且种类较多，要想对这些相关材料文件展开科学合理的整理，并加以充分利用，则必须在科学分类的引导下方能实现，把所有收集起来的基建档案文件材料进行整理，将那些无归档价值或者重复的文件筛选出来，把已经缺失的文件补起来，确保每一份材料文件的完整度。在完成收集之后，所有的档案资料必须设立一个专柜来进行存放处理，并且找专人给予保管，定时对保管以及数量的基本状况展开全面的检查，使具体管理程序规范化，同时，还要定时对材料档案进行消毒除尘，确保档案材料的完整度与整洁度。在对基建工程合同进行千分之一时，要对需要整理的基建材料套数、数量、质量要求以及归档时间等相关事项明确到位，对于那些不完整齐全的基建档案不予以付款以及验收，通过这种形式来规范、控制以及监督基建档案的整理工作。此外还要将文书档案以及基建档案材料进行区分，对于一文多件的材料文件则需要把相关原文件加以归档整理，比如项目任务书以及计划任务书等。由于单位工程建设容易产生较多的材料档案，交叉分类以及涉及面较广，所以，我们必须对其相关联系加以了解，确保基建材料档案工作的有序进行，以此来满足管理与查阅的基本需求。

（四）完善基建档案资料的归档工作

在展开具体工作时，工作人员必须懂得区分何为基建档案、何为文书档案，并针对相关规定来对他们的归档范围进行确认。为了确保基建档案在基层单位中的完整度以及全面度，我们必须将基建档案管理与工程建设验收、计划以及总结等各个阶段的工作联系起来，让所有相关工作步调协调统一。档案材料的基本立卷必须保持清晰的字迹、统一的格式以及清楚的图像，同时，根据相关材料而进行规律化，对于文件材料的基本内容、载体形式以及实际价值进行梳理，根据其具体的组卷来对其展开归档工作，为了方便之后的管理与利用，还必须将其科学分类，以此来保证其具体的功能性。

结束语

基建档案资料在基层事业单位中属于具体建设活动的第一手资料，它对于之后的项目维护、新建以及改建都具有十分重要的作用。基层单位基建档案材料中包括了较多的信息，它在具体的基础建设活动中能够对图表以及方案材料加以积累，为此，具体包括了设计材料、综合管理、监管文件、项目可行性执行、施工文件以及管理文件等，它记录了具体项目建设从提出、可行性研究、计划、设计以及使用的全部过程，所以，基建档案资料不只是从静态上对建设工程的基本面貌加以反映，同时，还是从动态上对其建筑的具体发展与变化加以反映。由此可知，档案资料被妥善、准确的管理对于工程的扩建、维修、利用以及改建都有着较大的作用。

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