[摘 要]档案工作是图书馆办公室工作的重要一环。本文对图书馆档案工作的重要作用，所包括的重要内容及应如何做好图书馆档案的整理加工谈了自己的认识。
[关键词]图书馆 行政管理 档案工作
中图分类号：TU817 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）01-0186-01
[Abstract]The archives work is the important link of the library office work.？This paper talks about the important role of library archives， the important contents and how to make a good understanding of the library archives..
[Key words]Library administration archives work
图书馆档案工作重要作用主要有两点：（1）档案能反映全馆的各项业务、人员、馆藏等等各方面的情况，为馆领导制定决策提供事实依据，数据资料，也就增加了决策的透明度，合理性。（2）为全馆人员理解馆领导决策提供了依据，更好地促进上下级的理解、支持、配合，这样就能更好地促进了各项决策、措施的顺利实施。
图书馆档案工作应包括如下内容：
1.文件档案。这项工作的任务是将各上级无论是行政上级、财务上级、业务上级等主管部门下达的指令分门别类地整理，保存。随时提取。如省高校图工委下达的文件、院党委、院行政、院人事等单位下达的文件，都一一分类保存。其目的是应让全馆人员随时查询、了解上级指示精神。
2.馆员档案。这里的馆员泛指图书馆工作人员。图书馆管理包括两个方面的管理，一是人员管理，二是文献管理。二者相辅相成，缺一不可，而且人员管理是文献管理的前提和基础。建立馆员档案，就是为便于各级馆领导进行人员（或行政）管理。官员档案应反映出每个馆员的出生年、月、日、家庭情况（包括住址|家庭成员情况）、工作情况（如参加工作时间、工作调动情况、每年工作量、以及考核情况、获奖、失误情况）、学习情况（参加学习、进修、培训情况）、理论成果（论著、参加学术会议）。为领导评价没一个馆员和为每一个馆员进行自我评价提供第一手材料。这样领导根据档案、群众意见、个人自我评价等三方面对一个馆员进行全面评价，其结果更科学、更可观。不但便于领导管理，而且促进馆员进行自我管理、自我鞭策、自我设计与奋斗。
3.文献档案。建立文献档案是为了便于图书馆进行文献管理（业务管理的内容之一）。文献档案应能反映出全国各类文献（如图书、期刊）、各学科文献的数量、每年递增于剔除情况、分布情况（包括学科分布、时间分布、空间分布），也就是说文献档案应能勾划出全馆藏书体系蓝图，为上级了解、评价图书馆藏书质量、藏书建设情况随时提供，而无需每次临时点数、临时统计，那样临时统计完全反映不出藏书建设的系统、完整性。同时也为图书馆制定文献建设（或藏书建设）方案提供完整、系统的参考资料。
4.业务档案。业务工作是练习行政管理和文献管理的的纽带。业务档案则是提供业务工作的各种数据资料、事实资料，为业务管理提供决策依据。业务档案应能反映出图书馆大的业务活动如上级来访、检查，本馆出访、参加会议，馆务会议，业务活动、新增业务等等各部业务的情况，如各部各窗口工作规程、规则、各部门各种业务工作量，如目录体系、读者流量等各部门业务情况。由于业务档案既要综合又要具体细致，所以应督促各部门做好本部门的业务档案，办公室除了完整保留这些档案外，还应根据这些档案进行综合、整理，然后记入全馆业务档案。这样既有业务档案又有各部门详细档案，就能形成一个完备的业务档案体系，不仅可使领导也使全馆人员心中有数。
5.财务档案。通过财务档案应能了解经费使用情况，如业务活动收支情况、文献（藏书）建设收支情况、各部财务情况，为图书馆进行资金管理提供历史和现实的依据，为图书馆资金分配提供决策基础。
6.设备档案。设备档案应能反映图书馆各种设备流向情况，如某年某部室有某些设备，随着时间的推移，档案资料的积累，就能反映出设备的保管情况。设备档案除了便于馆办公室对全馆进行设备管理，也便于各工作人员对自己所使用的设备诸如电扇、桌椅、书架进行管理。
7.日常档案。就是对图书馆日常工作进行记录、保存记录，便于随时查询的的档案。如考勤、福利、津贴发放等情况，以及各种水、电维修情况等，使各项工作有“迹”可循。
8.办公室自身档案。指记录办公室各项工作、活動的档案，以及办公室自身如设备、业务、人员等档案，便于办公室进行自身管理。做好自身档案首先要做好本室工作日记，然后以年或以月进行整理入档。
那么如何做好图书馆档案的整理加工呢？
要将所有文件、材料按照上述几种类型分好后，开始整理加工。先按文件、材料先后时间顺序排列整齐，之后，用夹子在左侧装订线位置上夹住，以起固定作用，开始编写页码标识，以便查阅方便。从第一张直到最后一张。第一张为“01”，第二张为“02”以此类推。
并将每份文件、材料按题目工整抄写在“卷内目录”上。此页作为首页放在卷本内容之首。再用档案皮（一般为牛皮纸印刷），将档案内容小心包上，上下左右四面要对齐。遇到材料纸张大小不一时，要保证左侧（装订线）对齐，再用夹子将档案在“装订线”、“天”、“地”三面夹住，起固定作用。开始钻孔。装订方法与装订书本、杂志相同。之后，修剪长短大小的毛边，可送去印刷厂刀切，也可利用剪刀手工修剪整齐。最后，书写档案封面，封脊。内容应体现单位、档案类别和年限。如“***图书馆业务工作文件和材料”、“*年*月”，书脊亦同样内容，以便日后查阅方便、快捷。
在存档保管时，应按年限、类别码放在文件柜（或橱）内。摆放时，书脊朝外，也可以采用贴标签方法，将档案内容书写清楚贴在柜子的框格上，使管理者查阅、检索方便。并设专职或兼职管理。注意防蛀防潮、通风。有关人员查阅须经领导审批。整理建档立卷一般从当年年底开始。档案目录及能够从网上下载的电子版文件档案、馆内业务、财务、馆员工作材料（我院要求在有纸值版的同时，均应有电子版）等。同时应在馆内计算机管理系统内，建立专题文档加以保存。
参考文献：
王君艳 如何建立完善图书馆业务档案 全国图书馆档案管理论文选集 中国档案出版社 1999.12月版
作者简介：
陶莉丽（TaoLiLi）（1968—），女，蒙古族，北京，本科学历，西北政法大学图书馆馆员。联系地址：西安市西北政法大学（Northwest University of Politics&Law）长安校区图书馆
