艾银娥

[摘 要]随着计算机网络快速发展，信息化建设被各个行业广泛应用。在各企业各单位中，电子文件成为档案管理中重要的文件载体，尤其是医院各种数据多而繁杂，电子文件在档案管理中更为重要。本文阐述了电子文件具备的特征，探讨了医院档案管理对电子文件的应用。

[关键词]电子文件；医院档案管理；应用

中图分类号：TP32 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）05-0394-01

随着信息化高速发展，传统档案管理模式极难满足时代发展所需。从档案管理现状来看，电子文件成为档案管理中的新课题。因此，探究医院档案管理对电子文件的应用具有现实意义。

一、电子文件的特点

在管理档案的时候，将各种档案文件存电子档，有利于构建企业、单位的电子文档库，建立电子文档库一方面可以确保文档的安全性保密性，另一方面也有利于实现企业档案文件的网络查询和资源共享，为档案文件现代化信息管理奠定基础。信息化管理是指在管理、保存、处理档案资料等活动时，利用现代化信息技术、计算机技术以及通信通讯技术等使信息交流传送更加便捷高效。社会不断进步，科技不断发展，办公室自动化进程也在不断的深化和普及，越来越多的企业将自动化管理纳入到企业文化中来了。为什么这些企业要更新自己的管理方式呢？因为传统的的管理模式采用的是人工进行档案资料的梳理和保管，在梳理保管的过程中很容易导致信息的疏漏等情况出现，而且采取人工进行档案管理的话，实际上体现的是一个企业只重视管理，并不重视信息利用的心态，这样下来将很难满足当代企业、单位的实际需求。对现代化企业而言，信息化水平越高，资源的开发利用效率越高。回顾曾经的档案管理方法，很少会利用计算机和网络科技技术，很多归档工作都是采用人工收集，查找等方式，这种档案管理方式其实有很多弊端，比如消耗大量人力财力，同时浪费时间和精力，而且在收集利用档案资料方面也存在很多弊端。因此利用计算机等计算对档案进行管理归类，既节约了大量查找的时间，也节省了大量的人力物力和资金，促进了工作效率的提高。

二、电子文件在医院档案管理中的应用

l.电子文档收集和积累

不管是电子文件还是纸质文件，种类都较多，因此对电子文件进行分类处理非常的有必要，我们可以以纸质文档的归档范围作为电子文档的归档依据，其中也包括了文书和医疗业务中的电子文档等等。电子文件及由其衍生的外部环境和元数据都需要实时进行保存和更新，使其能在储存空间内进行有机结合。

2.鉴定电子文件

我们需要对电子文件的真实性进行鉴定，其中就包括了对其内容。背景和文件结构进行真实性鉴定。鉴定方法的话，主要是通过将现存电子文件与其原始形成的状态进行对比，确认是否一致。而文件的真实性却不适合进行鉴定。原因在于，电子文件不同于传统的纸质文件可以对其内容及载体等进行鉴别，电子文件它本质上就是由纸质文件转化而来的虚拟文件。电子文件具备有“数字信息”和“文件”两个特征，是时代发展下的高新技术产物，在联合加密和签署等技术的保障下，使得电子文件的可靠性有了很大的提升，同时也以针对电子文件建立信息管理制度。其实电子文件的价值都在于电子文件的完整性，“完整性”主要是指数量上是否齐全，内容是否完备，以及背景数据等不存在受损和丢失等情况。因为电子文件结构上比较复杂，而储存方式又是多种多样的，所以非常容易出现电子文件信息缺失乃至丢失等状况，因此针对这一问题，建立健全收集数据以及保证数据完整性的管理机制已经迫在眉睫了，设立一个专门的缓存空间，将还未来得及进行分类处理的文件进行储存，实施规范化的管理，保证鉴定真实性的有效推进。

3.电子文件的归档

在文件档案管理工作中既有一般的电子文件，也有重要的文书档案内容。电子文件依靠计算机得以产生，而具体存在方式则为文本文件。当然文书档案也不例外，都是通过文件处理软件生成的，包括其文字、数字、符号等等都是通过文字处理软件得以形成。因此文书档案在电子文件归档中也处于重要的位置。医院档案管理工作者首先需要做的工作是对所有电子文件进行归档处理，选择除系统硬盘C盘之外的硬盘内建立一个新建文件夹，并将其命名为“医院归档电子文件”，之后便根据不同的年份将文件进行归档处理，最好再根据保管气象分类法将文件进行时效性分类，最后将分类归档好的文件用纸质稿打印出来存在相应时间的文件夹内，这样双重保存分类，更能保障文件的准确性和完整性。

4.归档审核

定期对各个归档文件进行鉴定和审核及检查，保证其时效性，准确性，在问题出现之前做好检查工作，在出现问题之后及时采取相应处理办法，在鉴定合格之后再交由档案管理领导进行审核意见的签署。随着信息技术的普及和发展，医院档案管理也朝着数字化方向不断发展，也得益于高效便捷的数字化信息管理机制，提高了整体工作的效率，也使得医院各类档案数据得到了充分的利用，促进医疗事业的高效发展。

三、医院档案工作应用电子文档对策

（1）加强档案软硬件设施建设；加强档案建设，确保软件建设不出问题，应全力以赴加大硬件设施的投入，比如为促进医院档案管理的信息化建设应该增加对数字化设备的运用，通过数字化扫描将纸质档案转化为电子文件再进行归档，再利用高端借阅系统来提高对档案的查找利用，这样既节约了大量资金人力资源，也提高了工作效率，同时还保证了文档的完整性和流动性。

（2）建立健全电子文档管理制度；建立健全电子文档管理制度，首先应该规范电子文档的归档储存制度，即文档信息管理办法。其次，针对电子文档的使用，应该制定相应的操作规则，充分利用纸质文档和电子文件相结合的办法，增强两者之间的不可分割性，实现纸质稿电子稿的一体化管理制度。最后构建完整监督系统，以保证信息管理者工作中不出现纰漏导致文件丢失泄露等问题。

（3）加强电子档案安全性控制；经济全球化，信息全球化已经是当今社会发展的一大趋势，所以网络安全成了我们不得不考虑的问题，因此加强信息保密技术是保障电子档案安全性的一大手段，由于医院文件大多包括了病人许多隐私，以及医疗科研等方面的信息，所以保障医院电子文档安全性是势不可当的。

（4）培养档案管理人才；医院应该培养和重视专业档案管理人员，同时也要注重引进档案管理先进人才，合理利用这批人才，促进医院档案管理更加专业化和有序化。同时要定期不定期对这批管理人员进行培训，不断提高其服务意识和专业知识。

参考文献

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