孙喜芬

[摘 要]青岛市疾病预防控制中心，承接着青岛市卫生群体的疾病预防及监测任务，并保证全市各类群发、单发特殊疾病监测、分析、防治工作。这项工作形成了大量的文件、数据材料，其中有上级主管部门行政往来文件和单位形成的业务、管理文件。作为档案管理人员，如何对在工作和实践中形成的对疾病预防工作有保存价值的文字、图表、声像、照片等材料进行收集、整理、立卷、编研，是形成档案及管理重要的工作环节。疾病控制档案工作从一定程度上它反映我市疾病预防的管理水平和管理质量，是我市疾病预防达标的一个标志，是疾病控制工作的一个真实记录，疾病控制档案的规范化管理是提高疾病预防重要保障，也是政府出台各项预防疾病政策和财政投入的重要依据。

[关键词]档案管理科学方法档案安全

中图分类号：F761 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0354-01

一、疾病控制中心的档案规范化管理的必要性

近年来由于疾控中心改革的原因，科室变动较大，管理人员兼职，事务性工作任务繁重。每个科室设1名兼职档案员，在收集及管理中不尽相同，为了工作方便，材料往往在个人手中，使档案归档的不完整性突出。加强疾病控制中心的档案规范化管理势在在必行，根据《档案法》及档案管理规范规章，根据行业特点、工作性质，有理有据的制定部门和单位档案管理规定，建立健全档案管理工作制度，达到规范化标准，使档案管理工作达到完整、准确、安全和有效利用的要求。

1、做好档案管理工作的基础前提是抓好上级发文的甄别和本单位公文制发环节。办理文件过程必须按程序标准进行，存档的文件，必须保证文件内文字字迹清晰、鲜明，文件真实、连贯性性强。

2、做好档案管理工作要做好文件的归档。为了疾病控制中心档案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保证“以本单位形成文件为主”，上级与同行单位文件为辅这一工作原则，并且重点明确对文件和资料进行分类归档。

3、做好档案管理工作的重要环节是案卷的整理质量。案卷整理以利于分类、检索、利用，按照本单位制定的档案标准化管理的要求，不断完善档案质量标准。根据单位经济情况，提升档案计算机技术，逐步实施电子档案管理工作程序，利于档案有效利用。

4、做好档案管理工作的服务，利于单位阅档和借阅。建立健全档案借阅制度及程序，按照规章制度制作 “档案借阅登记表”，为查阅、借阅档案的人员提供满意的服务。对档案信息利用效果要进行及时的跟踪、统计，并进行电话回访，进一步完善档案信息资源有效利用效果的反馈机制。

5、档案的安全是档案管理的保障，应采取一定的防范措施，加强重点设施安全排查，避免安全事故的发生，明确责任，措施到位，确保档案的安全性。

二、加强疾病控制档案的规范化管理

疾病控制中心档案的规模越来越大，社会发展越来越多样化，档案的内容越来越丰富，我们首先着手规范统一了各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结；监测点、防治点数据记录等有关材料；其次对传染病爆发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料提升；第三是对疫情报表和统计材料；环境卫生监测材料强化征集；第四扩大了射线防护、设计方案；实验数据图表、专题调查、总结报告、仪器制作有关材料，职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治；急慢性职业中毒报告、报表及统计数据等卫生档案的管理。

（1）疾控中心档案工作纳入每年考核目标，老师责任，建立档案考核办法，把档案工作完成情况与个人挂钩，使档案工作人员更有责任心。

（2）凡需要归档的文件材料，必须遵循文件材料的自然形成规律，保持归档材料之间有机联系，便于保管和利用的原则直接性系统整理，组卷。必须保证归档材料文件的完整性、真实性系统性。

三、档案规范化管理后的收效与成绩

1.疾控中心档案管理工作规范化、制度化、有序化，使档案入档齐全，管理有序，提高了疾控的声誉，促进了疾控中心的发展。在国家实验室的评审中，提供了大量的资料和档案。

疾控中心档案资料齐全、系统，给科技人员的研究提供可靠的数据。近几年来，疾控中心工作人员在国家级刊物发表论文430余篇，省级刊物330余篇，其中相当一部分与利用档案资料有关。如“青岛市食物中毒案例分析”，“青岛市慢性病发病动态分析”等均在国家级刊物上发表。其中“青岛市流感流行特点分析”以及“青岛市艾滋病的探讨”等均在查阅大量档案资料，分析规律，并结合近年的发病新动向，开展研究工作。.对疾控中心186名专业技术人员建立了技术档案，为全面、系统反映出专业人员技术水平、工作业绩，在人才使用考核、评审职称等方面提供了可靠依据。

四、疾控中心档案管理工作的几点感悟

1.疾控中心领导重视是搞好档案管理的关键。由于领导重视档案管理工作才会建立健全档案管理体系，把档案管理工作列入议事日程，在办公用房和资金较紧张的情况下，增加对档案工作的物资和经费的投入，这是搞好工作的重要保证。

2.档案规范化和制度化是档案工作的根本。搞好档案工作，一定要规范归档范围、档案保管期限、档案分类编号等。健全档案各项规章制度，使档案工作内容易操作，规范划一。

3、疾病预防控制中心档案规范管理明确后，档案业务能够反映本单位的工作涵盖业务活动、管理水平、工作實效。其中：（1）业务执行国家法律法规动态档案，包括调研报告，验证报告、疫情数据等；（2）本市年度法定检测的传染性疾病防控措施、方案及疫情流行性病学分析、趋势检测、数据分析、总结报告等；（3）专题调查，如精神卫生疾病、艾滋病传播、肿瘤遗传追踪等调查分析、统计汇总及相关资料；（4）本单位业务工作统计年、季、月报表；（5）我市季节性重大疫情、中毒事件调查报告、记录、行政处罚等材料；（6）本单位省市级以上科研成果、论著、论文发表等，档案管理制度规范、业务步入正规，充分认识到档案工作的重要性，增强了档案工作人员的责任心和使命感。

疾控中心档案工作记录了历史，传承了文明，为单位及社会提供服务，为后人借鉴经验造福，档案管理工作是一项非常重要的工作。档案管理工作是用科技手段指导一体的疾病预防体系，让全民共享十三五期间完善健全的基本医疗卫生制度、公共卫生、肿瘤伤害等薄弱环节能力提高。强化全民健康教育，提升健康素养，推进公共场所禁烟，加强国民营养计划和心理健康服务，将青岛市建成具有健康魅力的城市。