程鲁平+杨燕萍

[摘 要]在一个企业的管理过程中，文书档案管理是这条生命线中的重要组成部分。而负责管理电力企业的文书档案一般都是企业党政中的党委办公室、行政办公室或者综合办公室。本文就围绕电力企业档案管理要坚持的原则和其存在的问题进行浅析。

[关键词]电力企业；文书档案；管理问题

中图分类号：TM74 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）10-0303-01

文书档案的具体意思是，作为原始记录保存起来方便考察的公文资料。它具备了三个主要的特征：一是它是由党和国家的各级机关、企业事业单位和社会团体形成的，以个人名义出现的代表部分组织团体的主要负责人也包括在内；二是它产生于各种的公务活动且是公务活动实践得来的结晶，具备了信息存储性、凭证性、参考性；三是它由公文资料转变而形成的，当然这种转变是存在了一定的条件性，比如它必须是已经处理完成的文件，对日后的工作实践有一定的参考实用价值，且是按一定规律存放的文件的集合。

1、文书档案管理的保密性原则

电力企业文书档案的秘密级别可以根据文书档案的三个具体特征进行划分，例如内部文件或者秘密文件，但如果是绝密文件或者是机密文件则不按照文书档案的三个具体特征进行划分。电力企业生存发展的前提是自身的安全稳定，所以电力企业文书档案的管理最好是要能维护企业的根本利益，且能维护公司职员的稳定局面，当然必须要坚持保密化原则。文书档案的发展必须具备现代意识和创新发展的前提，在保密防范工作上要增添更多的精力，即跟随着时代发展的脚步，保密手段要不断发展和完善，增强检查行为和技术更新能力。在文书档案的管理过程中，要坚持保密化原则，它的保密管理措施要采用被其他企业实践过且获得效益的措施，保密措施也要落实到个人。党政的“两办”或者综合办公室是接触文书档案等秘密文件的直接部门，文书档案管理人员和秘书是接触机密工作的主要人员，这些单位和人员一定要增强大局意识和责任意识，做到把主要精力放在企業的发展上，在做好工作的同时做好保密工作，同时兼顾好本职工作和保密工作的关系。文书档案的保管主要是为了它的使用，这就表示了简述档案管理的保密工作并不能理解为封闭化。文书档案的应该根据规定划分严格的级别，本着做好保密工作的前提，公开文书该开放的范围一定要放开，不要让文书管理出现神秘化色彩。

2、文书档案管理的标准性原则

文书档案的基础和来源是文书。文书档案作为档案管理的一部分，必须要采用合理和完备的一整套科学管理措施。文书档案坚持的标准性原则即文书档案管理必须要采用标准化的管理方式。电力企业尽管相比别的企业具有一定的独特性，但是在企业文书管理上不能搞独特，不能独出心裁，要学习其他企业的管理方式，坚持简单和方便的工作方式。在遵循公司主管部门的文书档案管理规定下，也要参考《中华人民共和国档案法》，不管是大的方面还是小的部分，都要不打折扣的严格执行。在企业文书档案的实际工作过程中，对文书档案管理的设施、概念、质量、方法、原则等都要实行统一的标准，以便获得统一性带来的最佳的结果和效益。

文书档案的标准化内容可以说是包罗万象，其中主要的内容有：制成材料的标准、库房建设的标准、引标语言的标准、著录的标准、代码代号的标准、专业名词术语的标准以及文书档案的收集、管理、鉴定、统筹等标准。例如：文书的来源也有专门的标准名称，分为内部文件，即本单位内部制定、使用和运行的文件；外部文件。即本单位向上级部门送至的文件；收来文件，即外来单位或者上级部门送至的文件。文书的行文方向和行文关系的标准名称，也可分为上行文，即下属部门向上级部门送至的行文；平行文，即同级或者不相隶属的两个部门互相送至的行文；下行文，即上级部门对下属部门所批发的行文。除此之外，文书归档也存在了一定的标准，即在企业工作实践过程中形成的具有保存价值的各种文件资料信息例如文件、录像光盘、照片、图表、录音、图表等信息必须立卷归档，归档时也要注意文书的内容必须要符合企业工作实际工作的真实面貌，归档文书也需要立即进行立卷管理，立卷整理的过程中也要注意按照立卷的要求和原则整理。总的来说，党委及经理办公会议总结、党委工作总结、供电企业职工会议纪要、企业的重要决定、命令、通告等，都要符合格式和原则的要求，正确的整理成为文书档案供以后工作中参考和总结。文书档案管理坚持标准性原则有利于工作提高科学管理性，有利于提高工作的效率和管理的质量。

3、文书档案管理的信息性原则

文书按照物质材料的分类可分为电子文件、磁介质文件、感光介质文件、纸质文件四种。纸质文件就是指普遍用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以磁盘、磁带等感光材料为载体的文件。电子文件是指依靠电子计算机生成和处理的文件。纸质文件统治了文件档案相当长的一段历史时期，其中也存在了少许的感光介质文件。而在当今这个科学技术高速发展的阶段，信息技术网络因为覆盖面广、传播速度快、信息量大、使用方便快捷等特点。它还综合了录像、图书、电视、广播、报纸等媒介的优点，不仅如此，文书档案的四种物质载体都可以运用在电子网络中。例如纸质文件经过专业的仪器扫描，就可以形成电子文件上传到网络上。在电子企业中盛行无纸化办公的今天，大量的文件可以通过网上的电子文件来完成发布、阅读和审批的过程，大大节省了办公人员的劳动量和办公效率。文书档案的信息化、电子化已经成为现今文书发展的潮流之一，越来越广泛的运用到企业的文件档案管理中。档案信息化最大的受益者无疑是文书档案的管理人员，信息化的工作方式大大增强了工作人员的办公效率。而且可以从网络上直接了解文书档案的信息，也使阅读者和使用者大大减少了搜集文书档案的时间。但是普通文书具备的真实性、权威性、原始性等特点、导致它在文书的主要地位不可动摇。为此，文书档案信息化必须坚持它的管理方式必须具备现代化和科学化，主要标志就是现代文书管理方式必须网络化，具体体现在文书档案的借阅、编辑、接受、统筹等工作。

4、文书档案的最大利用性原则

企业文书有五个重要的作用：①指导作用，文书是上级对下级工作的管理与知道的一种工具。②规范作用，企业通过文书发布的一系列文件、法令、法规、规章制度在生成和发布后，必须严格按照时间和规定执行。③沟通作用，上下级和平级之间是通过文书等文件来完成日常工作的沟通和交接的。④教育宣传作用，文书的发布表达了某一政策方针，或者对现实中普遍存在的或存在争议的问题传达了正确价值观的看法。通过宣传达到了教育的作用，告诉了员工什么该做、什么不该做、怎么做和该坚持什么养的原则的道理。⑤依据和凭证作用，各类文书的发表代表了发布单位的意图和目的，具备有法定的效力。

文书档案是由收集、整理和统计的文书形成的。文书档案是企业对外活动的考察凭证，是企业管理的重要因素、是企业生产的有效依据，能够反映出企业活动的重要证明，是宣传企业人员的工作素材，是企业领导者决策的资料。

结束语

综上，电力企业文书档案的管理坚持以上四项原则不仅仅为了证明现今的工作，更为了维护维护档案的安全与完整。这是文书档案管理者要遵循的基本要求，是文书管理者的职业的最高荣耀。

参考文献

[1] 何凤葵.浅析电力企业文书档案的管理及合作利用[J].建材与装饰，2016（05）：148-149.

[2] 龙秀娟.进一步加强电力企业文书档案管理现代化[J].科技资讯，2014（18）：211.