档案管理论文文书档案的整理与保管方法的创新论文 中国鸣网

李博

[摘 要]文书档案工作是行政事业单位工作的重要环节，是各项方针政策能够及时被执行的重要前提，同时能够反映出单位运行过程中所存在的问题，因此是不容忽视的。但当前许多行政事业单位在文书档案管理工作方面存在着问题，本文对这些问题进行了分析，并提出了相应创新举措。

[关键词]文书档案；管理；创新方法；探讨

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）12-0329-01

文书档案，是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文书档案管理是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体、企事业单位档案工作的重中之重。[1]因此，做好文书档案管理工作是非常必要的。本文就现阶段文书档案管理工作中存在的问题和解决方法进行简单的讨论。

一、文书档案管理的重要性

无论是机关还是企事业单位，其文书档案都是对过去单位历史情境的再现，记录着单位发展过程中的各种经验教训、研究成果、优秀事迹，对于分析本单位整体发展水平、制定未来发展策略都有极其重要的作用。同时，文书档案具有准确性和真实性的特点，单位领导在制定相关政策和规划时，文书档案中的記录能够帮助其提高决策结果的科学性与合理性，因此，做好文书档案管理工作，对于机关企事业单位的发展运行意义重大。

二、文书档案管理中存在的问题[2]

（一）对于文书档案管理的规范性不足

一些单位对于文书档案管理工作缺乏正确的认识，甚至没有建立起完善的管理规划和方案，加上一些管理人员工作态度不认真，使得日常文书档案管理出现很多问题和漏洞，如编码错误、组卷混乱、目录缺失等，极大降低了档案管理的效率，产生了诸多消极影响。

（二）文书档案管理人员的专业素质不足

当前文书档案管理人员的整体素质较低，人员培训力度不够，大部分员工对于文书档案管理工作缺乏深刻认识，没有很好的了解文书档案管理工作规范，致使卷宗分类不正确、案卷名称不规范、文件内缺少卷内目录等情况频繁发生。此外，部分文书档案管理工作人员在工作中对文件档案没有进行仔细盘查，对部分陈旧失效的卷宗没有及时剔除，导致部分文件资料收集不完整、资料的变化记录不准确等不规范管理情况时常发生，使得文书档案管理工作不能有序及时开展，从而降低了文书档案管理工作的效率以及文件档案的检索效率。

（三）单位领导对文书档案管理工作不够重视

在具体的文书档案管理工作中，一些单位领导对文书档案管理工作重要性的认识不足，以为文书档案管理就是对单位工作中产生的一些文件资料进行收集和保存，对单位的效益没有什么影响，其实，这种想法是极其不对的，有些工作是要在前期的工作上做进一步改进的，此时，员工需要查阅借鉴先前的资料，如果这个时候之前的所有资料都没有保存起来，试想一下，是不是所有的工作又要回到零点，这样的话对单位的效益能没有影响吗？或者单位有人离职了，没有结项的工作要转交给另外一位员工，如果也是同样的文书档案管理处没有相关资料保存时，会对这项工作的进展带来多大的影响。另外，一些单位领导虽然明白文书档案管理工作非常重要，但是对相关工作并没有明确的规定和要求，缺乏必要的计划以及流程，也没有过多地去关注文书档案管理工作的具体内容和管理的实际情况，没能使本单位文书档案资源的价值得到充分的利用。

（四）文书档案管理效率低

随着网络信息技术的发展，文书档案管理也已经进入了信息化时代，但由于种种原因，很多单位依然采取传统的人工操作和管理方式，管理人员习惯于通过手工进行纸质记录的操作，而排斥计算机多媒体技术，既降低了文书档案管理的效率，又使得错误率大幅度上升。

三、文书档案管理创新方法分析

（一）建立健全文书档案管理制度

健全的管理制度是做好文书档案管理工作的基础和必要保障。若想做好文书档案的管理制度建设并将其落实到工作实践之中，相关人员应当做好两个方面的工作。首先，应当对当前单位文书档案管理情况进行全面的考察和了解，发现其中不合理、不规范的地方，在此基础上，充分借鉴和吸收当前国内外先进的管理策略和管理经验，从实际出发建立一套适合自身情况的管理制度，使文书档案管理工作能够高效、顺利地开展。其次，制度建立之后，应当确保日常工作中将这些制度落到实处。这就需要单位一方面加强宣传教育，规范档案管理部门员工的行为，使其照章办事，另一方面应对当前的绩效考核体系进行必要的修改，针对档案管理部门建立相应的评价机制，监督和约束文书档案管理人员的行为。[3]

（二）提升文书档案管理工作人员的综合素质

要提高文书档案管理工作的效率，就要提高文书档案管理工作人员的综合素质。首先对文书档案管理工作人员建立定期培训制度，让广大文书档案管理人员能进行全面的教育培训，从而提高整体队伍的的专业素养和综合素质。文书档案管理人员要结合当前计算机信息技术的快速发展，提高自身应用计算机管理档案的水平。其次，要注意加强文书档案管理的规范化建设，要按照规定和流程对文件按统一格式进行分类和归档，进而推动文书档案管理工作效率的提高。另外，要注意根据当前经济社会发展的状况，使文书档案管理工作更合理化进而发挥文书档案管理部门的积极作用。

（三）加强单位领导对文书档案管理工作的重视

加强单位领导对于文书档案管理工作的重视程度，首先单位领导要做到对文书档案管理工作的体制进行改革，明确档案管理工作人员必须具备的入职条件，工作要求，对于相关工作人员进行定期的培训。深入了解档案管理工作的具体开展情况，多听取文书档案管理人员的工作汇报，提高对文书档案管理工作的支持力度，合理调动档案资源并合理利用档案资源，对于档案管理人员提出的需要领导调节解决的问题，要及时处理解决。其次，要将文书档案管理工作纳入到单位的年初计划，加大对于文书档案管理工作的经费保障，不定期的对档案管理工作人员进行考核，对不达标的员工加强培训，对工作表现突出的优秀员工进行嘉奖。

（四）充分利用网络信息技术改革管理方式

网络信息技术的发展给文书档案管理工作带来了新的机遇，因而在今后的文书档案管理中，也应当应时代之需，逐步摒弃传统的手工工作方式，主动掌握网络信息管理技术，充分利用计算机多媒体技术辅助管理，通过这一方式，不断提高文书档案管理的效率和质量。此外，有条件的单位也可通过网络信息技术将文书档案管理部门与单位其他部门联系起来，实现文书档案信息的共享，加强各部门之间彼此的合作与交流，提高文书档案信息服务的速度和质量，为单位的发展决策提供有力的支持。[4]

综上所述，想要大幅度提升我国相关企业的文书档案管理水平，绝非一朝一夕的事情，其间必然要经历诸多繁杂且规范性的工序流程。行政事业单位、尤其是社会管理综合治理服务中心这类需要涉及到众多社会材料的单位，应当加强对文书档案管理工作的重视。通过分析管理工作中所面临的困境，找准定位，抓紧当前政府机构改革的契机，实现对文书管理部门的整改与综合治理，加强对工作人员的管理与分配，采取有效的策略提升其工作的积极性与主动性，以提升文书档案管理工作效率，促进单位的发展。

参考文献

[1] 陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志，2013，20.

[2] 李亚林.浅谈文书档案管理的问题与对策[J].赤子（上中旬），2015，06.

[3] 马维平.文书档案管理强化策略[J].办公室业务，2016，10.

[4] 邓春秀.信息化背景下文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016，16.