标准化管理式的探索与实践.ppt

田媛

[摘 要]随着我国档案管理水平的整体提高，档案数字化的深化应用，档案保护工作的内容、目标、规模发生了很大的变化。实行档案的集约化管理，是实现档案高效管理，主动适应档案保护需求，促进电力电网档案的综合开发利用，实现重要档案永久保存的有效途径，也是现代化档案管理的发展趋势。

[关键词]档案管理；集约化；降本增效；优势

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0206-01

企业档案管理体制与模式是企业档案管理的组织、机构、制度的形式，是企业档案管理的基础。随着时代发展而不断变化，将先进的管理理念、管理手段不断应用，可以改善企业档案管理水平，提高档案管理效率。当今社会是信息社会，人员档案信息无处不在。它是资源，更是财富，只有实行系统控制，才能达到有效利用，实现科学管理的目的。档案集约化管理，从节约与效率入手，体现了降本增效的思维理念。

1.档案管理目前的弊病

1.1 人事档案管理部门许多的重复设置，造成人力、财力资源浪费。单位领导认识不足，以及档案管理人员素质不同，不能准确、快速、全而地提供人事档案信息。

1.2 存档、查档不方便。人事档案管理部门的多重设置，使新毕业人员、下岗失业人员和社会人士存档、查档不知所归，往往四处奔走，费时费力；而且各单位档案管理人员更换频繁，造成破产、倒闭企业部分人员档案无处问津，给生活、就业带来麻烦。

1.3 容易滋生腐败。个别单位人事部门利用职务之便，以不接收或不配合的态度制约他人，谋取私利，使得一些人无法顺利就业和正常加薪、退休、领取养老保险及失业救济金，造成精神负担和经济损失。

1.4 无法有效规避档案安全风险。档案的安全风险主要有两大类，一类是档案实体安全风险。由于档案范围大，就增大了风险性，加之规模较小，设施简陋，不能达到档案安全保管条件，不同程度地存在着安全隐患。另一类是档案信息安全风险。由于点多、规模小，人员少，不能合理分工业务，一个档案员要独立完成收集、整理、保管等全部工作，全部工作掌握在一人之手，这就使信息安全失去了有效的控制。

1.5 专业人才的优化配置和业务水平不高。档案管理是一项专业性非常强的管理工作。相比其他专业而言，档案管理专业人才很少，并且分布不均，但由于受行政隶属关系的限制，阻碍了人才的合理流动和优化配置，使人才布局不尽合理。

2.公司档案集约化管理的必要性

随着大量的永久性档案和各种离线电子档案不断产生，所有档案都分散式的存放，确实方便了利用，可是档案保护上具有一定的不利因素。首先分散式存放档案，不利于按档案的价值和载体不同需求，分别存放到专门的库房内，不利于集中配置现代化档案保护设施和档案专用设备；其次，每当人员、体制、归属发生变动时，如把档案搬到新的接收单位，会引起接收单位库房的紧张，同时档案搬来搬去容易产生损坏，如档案留在原地，会使档案库房远离档案人员，不方便档案管理，引起档案管理的弱化。

2.1 节约人力。作为一个独立的企事业单位，在进行政治、经济、生产等活动与社会各方而联系在所难免。因此而产生和形成的档案信息，它既是不能再生的潜在资源，又是事业发展的必备财富。例如：文书、科技、人事、声像、财务等档案，分别保管在相关部门中，由专职或兼职人员负责，管理水平差异较大，规章制度的执行难以统一，工作质量也不能保证，难以推动档案事业发展。只有把各类档案信息都集中到档案部门，由专业技术人员管理，才能最大限度地发挥档案管理专业人才的优势。

2.2 节约物力。管理现代化是一个动态概念，他更多的是被赋予了时代的内容。必要的物质、设备已成为档案管理科学化、规范化中的必备的硬件部分。而分散管理，有些专业设备重复或难以备齐；信息整理、存储等设备共用，又使档案信息的安全性难以保障，而集中统一管理档案信息，能对档案管理的现状和发展做出适时的统筹考虑，它可以根据单位的特点，利用情况及时整理各类档案信息，集中优势力量，解决最迫切、关键的问题，解决设备使用中的优化配置，减少档案信息中不必要的知识损耗，以达到物尽其用。

2.3 节约财力。从信息的收集、整理、归档、编研、利用等一系列工作中，各环节都含有科学管理的因素。因此，在技能的培训、设备的使用中，必然有一定的财力投入和知识、设备的更新。把有限的资金用好，起到“好钢用在刀刃上”的效果，及时捕捉到管理最好的方法、科技的最新动态。

2.4 集中统一管理能促进专业水平的提高。各类档案信息集中到专业人员手中进行管理，虽然各类档案千差万别，但它的管理思路是一致的。客观上，各类档案信息、数量庞大，范围也广，利用的人多，整理、编研所花费的时间长，给档案人员造成很大压力；在主观上，要求档案人员必须要自觉地钻研业务，潜心研究各类档案的特点、现状及发展，争取更多的学习培训机会，以掌握最新的管理方式、方法，通过对各类信息的了解和把握，从多角度开发、介绍、推广档案信息，实现信息间的互补，进而培养和挖掘自我创新的能力，提高自身的业务水平。

2.5 集中统一管理，使档案部门真正成为信息源。各类档案信息在档案部门交叉汇总，统一对外提供，档案部门在此起到了信息中转站的作用。这既有利于信息的筛选和互补，更有利于形成综合性强的信息。

3.实行集約化、专业化管理的优势

3.1 集约化管理是提高现代企业效率与效益的方向。“集”就是指集中资源，统一配置；“约”就是指以节俭、节约、高效率为价值取向，降低成本，细化管理，提高效率，取得可持续的竞争优势。专业化管理就是以标准化、规范化、科学化的模式管理，提高对事物的反应速度和完善程度，寻求不断改进来提高工作效率。专业化管理使得术业有专攻，缩小了管理半径，提高了管理质量和效率。

3.2 有利于有效规避档案安全风险。集约化、专业化管理能够更好地实现档案库房的标准化改造，改善档案的保管条件，同时，能够按照严格的保密要求进行合理的业务分工，使档案归档移交、安全保管和提供利用形成相互制约，有效规避档案安全风险，确保档案实体和信息的安全。

3.3 实行集约化管理，有利于专业人才的优化配置和业务水平的提升。集约化管理体制可以对人才队伍进行有效整合，人尽其才，优势互补，能够实现档案专业人才的最大优化配置，有利于档案管理水平的整体提升。在目前管理体制下，由于企业的每一类档案员普遍都存在着管理类别相同、管理实体不同；管理流程相同、服务对象不同的现象，而通过集约化管理的实施，每一类档案员可以精简一部分，非常有利于业务培训和技能训练，既节省培训费用，又增强培训效果，有利于培养系统人才，真正打造一支业务精通、技能过硬、能够担当的档案专业人才队伍。

3.4 实行集约化、专业化管理，有利于档案工作的整体协调发展。在集约化、专业化管理体制下，很大程度上避免了因各单位档案主管领导的重视程度和对档案工作熟悉程度及档案人员数量、业务水平、基础设施设备条件等差异造成的管理水平的差异，从而实现企业档案工作的整体协调发展。

结论

在档案管理的新形势下，档案人员应该不断思考、与时俱进，将现有的档案资源有机整合，集中管理，实现去劣存优，加强档案资源、安全、利用体系建设，提升档案服务能力，提高档案管理水平，保障企业经营、档案事业的发展。

参考文献

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