行政文秘4月工作总结 .doc

徐叶千

[摘 要]在新时期，办公室工作繁琐而且复杂，尤其在企业办公环境中，对于行政秘书的综合能力要求极高，这对于一般初、中级秘书来说，既是一种挑战，也是一种学习。本文主要分析了企业办公室文秘如何做好工作，提出了提高工作质量的方法和具体对策，明确了企业行政文秘在工作过程中需要注意的一些问题，希望能够通过分析进一步提升企业行政文秘的工作水平。

[关键词]企业，行政文秘，质量，水平，策略

中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）13-0344-01

前言

企业行政文秘在开展工作的过程中，不仅要明确办公室各项工作的指标和具体思路，在实际开展的工作中，还应该注重工作质量，并在日常工作中全面提升自己的能力和水平。

1、办公室文秘工作的重要性

优秀的行政秘书是当今社会的稀缺人才，尤其在企业中。《秘书国家职业标准》中，“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务和日常事务并为之决策及实施提供服务的人员”来界定企业行政秘书，他们是一个完整的行政辅助人员系统，工作综合性较强，多数工作是为企业各级领导服务，主要体现在协助领导处理日常事务和管理，帮助领导处理和准备重要事务，从“办公、办文、办事”到出谋划策、专门业务、公共关系处理等，企业的实际工作中，一名秘书的管理水平高低、工作效率和工作质量的高低对企业领导以及公司的服务水平都有很大影响。

2、当前企业行政文秘工作存在的问题

随着企业队伍整体素质的提高，行政文秘工作有了很大发展，但也存在着一些不容忽视的问题。

一是办公室事务过于繁杂，对文秘人员是一种挑战。多数基层办公室，是一个综合性办公室，集办文、办会、公车派用、执行监管、后勤服务等职责，几乎变成了“勤杂室”。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事中，存在办公专注化降低、信息报送不及时或上下渠道不够畅通等问题，更难以真正起到参谋助手作用。

二是办公室文秘人员少，工作负担重、质量低。近年来，企业单位行政文秘人员短缺已成为一个不争的事实，工作的开展时而出现人手不足的情况。目前，多数企业或基层办公室主要从事文秘工作的人员只有一人，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻与辣”。

三是文秘人员能力不足，与企业的工作要求还有差距。由于文秘行业知识更新快、要求高等各方面原因，企业行政文秘人员的能力素质已不能适应新形势下的新要求。首先是是文秘专业知识欠缺。现在大多基层办公室的文秘人员多半是半路出身，没有系统学习过文秘专业知识，且文秘行业在知识的深度、更新速度与见识广度上比其他专业要求更高，基层文秘外出外机会较少，培训机会更少，知识更新慢、前沿信息掌握不足，大大限制了文秘人员自身素质的提高。其次文秘的成长成才本身需要文笔、经验、办事能力、心理素质、个性修炼等多方面积累，是一个漫长的成长过程，很难立即成为行家里手。

3、提高企业行政文秘工作质量和水平的有效策略

文秘工作不单纯是纯文字的工作，即便是文字工作，其水平高低、造诣深浅也并不仅仅体现在修辞、章句等方面。“才、学、识三长，识为尤重”，一定意义上，文秘工作者如果没有正确的见解，没有体察判断的能力、不会观察问题、分析问题，不主动想办法出主意拿出有益的策见，不过是一个记录员而已。“文以辩诘为能，事以明核为美”。要想“明核”事物，洞察其内部规律，并提出独到的意见和看法，这就需要文外功夫，需要扎实的实践经验，创造性的工作，胆识的锤炼，素养的不断提高。企业行政文秘要提高工作水平，应当从以下几方面着手：

3.1 提高办事效率

文秘工作的范围之广，大到机关决策，小到日常琐事，都需要一一处理。办事与处理过程中若不注意科学合理的方法，就会“事倍功半”。笔者认为主要从以下几方面提高效率：首先是分清工作主次，根据轻重缓急安排好处理事物的先后顺序，万不可因为兴趣或者贪图轻松，捡芝麻丢西瓜；其次是工作具备条理化、有序性，可将需要处理的事宜在分门别类的基础上记录好，同时留出空白以便插进临时突发任务，避免陷于杂乱的事务中有所遗漏；再次是办事不拖拉，立即行动，增强效率意识；最后是话被动为主动，把组织的事当成自己的事，积极热情。

3.2 合理管理时间

有效管理时间是提高行政秘书工作的关键。首先，有计划。计划性要求具有超前意识，结合所在企业部门的工作情况与以往经验，提前思考需要完成的工作，对时间的利用作出计划。其次，依据工作任务的复杂程度和重要程度，预测所需时间，对工作的时间进行大体分配；充分利用零散时间来处理信件、整理办公室、答腹稿、电话联系工作、思考问题等琐碎工作，有助于利用整块时间集中精力处理重要事务。

3.3 跟领导及时沟通

作为现在文秘，及时落实领导的指示，不讨价还价；同时思维也要活跃，凡事有主见，职责之内的事务全盘接受，一旦认为不妥的需及时与领导沟通，提出疑问，发挥好参谋助手作用，这样一旦出现决策失误的问题就能最快速度解决。

3.4 提高办事效能

效率仅是第一步，是速度上的要求。而评估办事的最终标准的是效能，其追求的是办事质量，有效率的同时应当注重效能的提升。即使文秘一天的工作量巨大，但每件事情都要办好，追求高效能。

3.5 不断更新知识，拓宽解决问题的思路

在企业中，随时注意新思想的注入。作为文秘，要紧跟时代步伐，关注所在行业发展的新动向、新政策，同时要接受文秘技能培训，了解并实践对新时代文秘的新要求。还要学习目前流行的办公自动化方面的更新。掌控的信息越多，解决问题的思路就越宽。有了各种途径与方法，问题才会迎刃而解，处理起来更合理有效。

3.6 增强心理素质

办公室文秘人员在面对错综复杂的人和事时，必须要具备良好的心理素质，既要正确对待领导的期望和批评，又要正确对待他人的意见和建议；既要紧张而有序地開展日常工作，又能够合理处理突发事件，临“危”而不乱。

4、结束语

综上所述，企业行政文秘工作质量的提升，有赖于行政文秘自身的修养以及学习，在具体的工作实践过程中，文秘人员要善于总结和反思，并采取更好的工作方法，不断提高工作效率和质量。

参考文献

[1] 李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2016（07）：89

[2] 陈斓.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].办公室业务，2015（07）：77